A Gestão Documental é definida no art. 2º, I, da Resolução CNJ n. 324/2020 como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação”.
A definição contida na citada Resolução expande o conceito apresentado no art. 3º, da Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, que trata da gestão de documentos como “o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
A Gestão de Documentos pressupõe uma ampla pesquisa e estudo da produção documental de determinado órgão a fim de identificar os tipos documentais produzidos, recebidos e acumulados em cada área da instituição.
O Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos do Tribunal de Justiça de São Paulo, aprovado pelo Órgão Especial, foi instituído pela Resolução nº 483/09 e atualizado pela Resolução nº 637/13 com a redação dada pela Resolução nº 822/2019. Atualmente o Programa de Gestão Documental é disciplinado pela Resolução nº 859/21, em conformidade com a Resolução CNJ nº 324/20.
Trata-se de um programa contínuo para que a classificação da documentação produzida seja observada constantemente, evitando-se caminhos desnecessários, excessos de utilização de recurso material e humano e propiciando, além da guarda preciosa, a instituição de políticas de Gestão Documental, inclusive e principalmente quanto ao aspecto da preservação da Memória do Judiciário Paulista.
Sua missão é a criação de um padrão técnico e científico para a produção, tramitação, arquivamento, guarda e preservação da Memória diante dos documentos que são produzidos pelo Tribunal de Justiça de São Paulo, racionalizando, ampliando o acesso à informação, modernizando e otimizando os procedimentos como forma de atender a demanda.
Os instrumentos para essas ações são o Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade, que são necessários desde a distribuição dos autos de processo judicial ou instauração do expediente administrativo, seja em suporte físico ou eletrônico. Desse modo, refletem os aspectos administrativos, econômicos, jurídicos, sociais e históricos, agilizando o acesso à informação, propiciando o exercício de direitos e deveres dos cidadãos e do Estado e preservando corretamente a documentação de valor permanente.
A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Administrativos, instrumento da Resolução nº 859/21 (art. 6º, III), foi construída, e vem sendo atualizada pela Coordenadoria de Gestão Documental e Arquivos, a fim de disponibilizar a temporalidade de todos os documentos produzidos e utilizados nas Secretarias do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo.
O Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) teve suas bases lançadas em 2008 mediante termo de cooperação entre o CNJ e o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e foi instituído pela criação de Comitê do Proname pela Portaria CNJ 616, de 10 de setembro de 2009.
A Resolução CNJ 324/2020, institui diretrizes e normas de Gestão Documental e Gestão de Memória do Poder Judiciário e dispõe sobre o Proname.
Para conhecer o Proname, clique aqui.
