Comarcas participantes: Agudos, Avaré, Bariri, Barra Bonita, Bauru, Botucatu, Cerqueira César, Chavantes, Conchas, Dois Córregos, Duartina, Fartura, Foro Distrital de Itatinga, Foro Distrital de Paranapanema, Itaí, Jaú, Lençóis Paulista, Macatuba, Ourinhos, Pederneiras, Pirajú, Pirajuí, Piratininga, Santa Cruz do Rio Pardo, São Manoel e Taquarituba.
 
Temas abordados e sugestões apontadas pelas equipes de gestores acerca das diversas etapas do trabalho cartorário.
 
Publicação

O tema “publicação” foi o objeto de debate eleito pelo grupo Amarelo. Para a equipe, inobstante cada cartório desenvolver uma rotina de trabalho própria, em geral, os escreventes providenciam, duas vezes por semana, o encaminhamento das publicações à imprensa, dinâmica essa que garante, diariamente, a disponibilização das várias espécies de atos judiciais ao público. O grupo mencionou, ainda, a profícua experiência do ofício de Dois Córregos que, objetivando a racionalização dos trabalhos, passou a anotar nos autos, logo após a certificação da disponibilização eletrônica das publicações pelo Diário Oficial, o cômputo dos prazos, eliminando-se, assim, a necessidade de manter, no sistema, “alertas” indicativos do aguardo da publicação física para início da contagem dos prazos.


Verificação do prazo

De outra banda, segundo conclusão atingida pelo grupo Azul, o maior obstáculo enfrentado pelas equipes reside na “verificação dos prazos”, vez que são priorizadas outras tarefas em detrimento dessa igualmente importante atividade dentro da rotina de trabalho de um cartório. De acordo com o grupo, a verificação dos prazos tornar-se-ia mais eficiente caso a tarefa fosse delegada e tão-só desempenhada pelo chefe de seção da unidade cartorária.


Criação do setor de conciliação

De modo sucinto, os integrantes da equipe Laranja, relataram que medidas tais como a criação do setor de conciliação e o gerenciamento de acervo auxiliaram sobremaneira o desenvolvimento e otimização da rotina de trabalho dos cartórios.
 

Juntada

A questão referente ao tema “juntada” foi o alvo das discussões entabuladas pelos grupos Preto e Rosa. Neste contexto, observaram os componentes da equipe Preto semelhanças entre as rotinas praticadas em cada uma das unidades cartorárias de origem, desenvolvidas em consonância com as normas de serviço expedidas pela Corregedoria Geral da Justiça.
 
Por seu turno, destacou o grupo Rosa que a maior dificuldade enfrentada pelos Juizados Especiais consiste na ausência de uniformização e regramento nos procedimentos de trabalho, sobretudo quando das denominadas “demandas sazonais” (planos econômicos, por exemplo). A equipe referiu, ainda, que o massivo atendimento ao público interfere sobremaneira na realização das demais atividades cartorárias, prejudicando, inclusive, a rotina da “juntada”. Por fim, lembrou a equipe os enormes obstáculos que os gestores diuturnamente se deparam, especialmente quando ocorre a ingerência do magistrado na rotina administrativa do cartório.
 

Minuta
 
Quanto ao tema “minuta” relatou o grupo Prata que a redução dos procedimentos e a padronização dos despachos é medida imprescindível para a otimização e racionalização da rotina de trabalho, inclusive quanto à extinção de processos.
 
Por sua vez, assinalou a equipe Verde que a rotina desenvolvida em cada cartório é diversificada, posto que cada qual vivencia uma realidade distinta, especialmente quanto ao número de funcionários à disposição, necessitando se adaptar às circunstâncias e limitações particulares para que a prestação jurisdicional não sofra solução de continuidade.


Cumprimento
 
Inicialmente, relatou o grupo Vermelho que, na maior parte das unidades cartorárias, o “cumprimento” dos atos judiciais ainda é realizado mediante a divisão por “finais”, até pela carência de recurso humano. Sugeriu referida equipe, ainda, que, com o intuito de otimizar as atividades cartorárias, colaboradores com menor especialização na área jurídica podem ser destacados para assumir tarefas de natureza administrativa, liberando aqueles com maior aptidão para a atividade fim do Tribunal de Justiça para as tarefas de cunho jurídico.
 
Na mesma seara, sugestionou o grupo Dourado que, com fito de se evitar atraso ou prejuízo na prestação jurisdicional, a remessa, à conclusão, de feitos com tramitação prioritária e com designação de audiências deve ser realizada, pelos escreventes destacados para tal, de forma imediata e separadamente dos demais processos com cumprimento ordinário.

Por outro lado, ressaltaram os gestores integrantes do grupo Fluorescente que, respeitadas opiniões contrárias, a melhor metodologia de trabalho consiste “na divisão por tarefas, com rodízio entre os servidores, de modo a possibilitar a capacitação completa do funcionário”, sendo adotado, excepcionalmente, nos casos de acúmulo de serviço em algum setor, o sistema de “mutirão”. Igualmente, recomendou a equipe Fluorescente a utilização do recurso “auto-texto” para preenchimento das variáveis no sistema informatizado, e propôs, por fim, o emprego, pelos magistrados, de sentenças “paradigma” para as denominadas ações “de massa”, visando otimizar e racionalizar a rotina de trabalho dos cartórios.