Comarcas participantes: Araçatuba, Bilac, Birigui, Buritama, Guararapes, Penápolis, Valparaíso, Lins, Cafelândia, Getulina, Promissão, Andradina, Mirandópolis, Pereira Barreto, Jales, Auriflama, Palmeira D’Oeste, Santa Fé do Sul e Urânia.
 
Temas abordados e sugestões apontadas pelas equipes de gestores acerca das diversas etapas do trabalho cartorário.


Cumprimento

Segundo o grupo A, há cartórios que realizam o cumprimento por final e outros por seção, sendo que a maioria destes diretores trabalha com a primeira opção, por entenderem que, desta forma, possibilita-se a cada funcionário conhecer todo processo e todos os atos necessários. Ressalta, contudo, que cada cartório tem sua peculiaridade.

 
Juntada

O grupo B, tratando da questão da juntada, destacou que é realizada uma triagem pelo diretor, que a cadastra no sistema. Em seguida, o encarte é feito pelos estagiários, que ao final do dia encaminha para a mesa do escrevente responsável. Da mesma forma, as petições cujos autos não foram localizados são entregues no mesmo dia para o escrevente responsável, sendo que nenhuma carga ou movimentação é feita com juntada pendente.


Atendimento
 
Já o grupo C optou por tratar do atendimento, destacando que este deve ser prioritário, cordial e eficiente. O ideal, de acordo com o grupo, é que fosse realizado por escrevente treinado, entretanto, na falta deste pode ser feito por estagiário do CIEE. Ressaltou ainda a importância da manutenção do horário especial, da especialização das Varas, da necessidade de haver um balcão apropriado para atendimento, bem como um estagiário com nível universitário para cada cartório.
 

Cumprimento
 
Para o grupo D, que também tratou do cumprimento, o importante é realizar a triagem, desde que se utilize a NEP ou algo parecido. Ao aportarem no cartório, os processos devem passar por um responsável, que fará a movimentação. Por fim, o grupo destaca a importância do despacho/mandado e os atos ordinatórios.
 

Juntada

Ao tratar da juntada, o grupo E informou que uma parte dos seus componentes trabalha com o sistema NEP e está satisfeita, tendo o número de processos compatível com o número de funcionários. Já os outros componentes adotam o método de trabalho por setor, no qual um estagiário localiza os autos, encarta o expediente e um escrevente junta e faz a movimentação. Por derradeiro, os demais trabalham com metas diárias, em que um agente localiza, encarta e distribui para os funcionários (cumprimento e publicação), sendo a minuta feita pelos escreventes-chefes.
 

Distribuidor
 
O grupo F, formado pelos gestores dos Cartórios Distribuidores, responderam a questionário específico, nos seguintes termos:
 
Quanto às práticas eficazes atualmente utilizadas na execução dos serviços de:

a. Recebimento e classificação: pelo número do protocolo, salvo ações atribuídas como urgentes pela NSCGJ.
b. Contador/partidor: Face a inexistência do cargo os cálculos são efetuados pelos ofícios judiciais, com exceção de Jales e Birigui.
c. Malote: Há somente recebimento do malote advindo da Recall, duas vezes por semana.
 
2) Instado a apresentar propostas de melhoria das rotinas de cadastro e redistribuição, o grupo respondeu da seguinte forma: No sistema SIDAP o cadastramento deveria ser feito numa tela só, simplificação do cadastramento para as Execuções Fiscais, e um sistema menos lento.
 
3) Com relação a melhorias práticas de divisão de trabalho entre os funcionários, responderam que na maioria das comarcas, os funcionários têm que desempenhar todas as funções, por falta de pessoal suficiente.
 
4) Quanto às dificuldades de atendimento ao público nas rotinas de recebimento, protocolo, pesquisa e emissão de certidões, com indicação de sugestões de solução, o grupo trouxe as seguintes propostas: Certidão on line, não ter que conferir vistas na distribuição, muitos processos constando em fichas (acervo), processo digital, que o pedido de processos arquivados pela Recall fosse feito pelos cartórios, quantidade de funcionários condizente com a realidade de cada comarca, estreitamento de relação com o TJ, estagiários ou servidores municipais.
 
5) Por fim, quanto às práticas de gestão utilizadas e que surtem efeitos positivos em:

a. gerenciamento de pessoas: diálogo, compreensão, empatia, companheirismo.
b. execução do serviço: todos os funcionários terem conhecimento de todas as rotinas e poderem fazer o serviço do outro, quando necessário, comprometimento e responsabilidade.
 

Diversos
 
De acordo com o grupo G, formado por gestores dos Juizados e Grupo de Apoio ao Colégio Recursal, os principais problemas enfrentados são a falta de material e funcionários, a insuficiência ou falta de comprometimento, a falta de formação e treinamento voltado para o Juizado, a redução a termo de petições iniciais, e as estatísticas, que contém muitas informações. Destaque ainda para o Colégio Recursal, que não publica acórdãos (tem base regulamentar).

 
Publicação

Optando por tratar deste tema, o grupo H destacou que a publicação é feita diariamente, de acordo com o recebimento dos despachos, procedendo-se à sua atualização e publicação, colocando-se imediatamente no escaninho com a certidão de publicação e a respectiva data.
 

Número elevado de feitos

Finalmente, o grupo I, integrado por gestores dos setores da Fazenda Pública e de Execução Fiscal, mencionam a adoção das ordens de serviço para andamento dos processos iguais e expediente para extinção, cumprimento em lote e por tarefas.