Comarcas participantes: São José dos Campos, Foro Distrital de Salesópolis, Jacareí, Paraibuna, Santa Branca, Taubaté, Caçapava, Campos do Jordão, Pindamonhangaba, São Bento do Sapucaí, São Luiz do Paraitinga, Tremembé, Guaratinguetá, Aparecida, Cachoeira Paulista, Cruzeiro, Foro Distrital de Piquete, Foro Distrital de Roseira, Lorena, Caraguatatuba, Foro Distrital de Ilhabela, São Sebastião, Queluz e Ubatuba
 
Temas abordados e sugestões apontadas pelas equipes de gestores acerca das diversas etapas do trabalho cartorário.
 
Juntada/Movimentação
 
O grupo A destaca ações positivas na juntada: protocolo no cartório, juntada diária, anotação de alerta de juntada e baixa, a impressão do termo de juntada padronizada, o fornecimento de furador e protocolo para todas as unidades cartorárias, a utilização de etiqueta (na falta de protocolo), além de um sistema de juntada realizada por estagiários, auxiliar e escrevente.
 
Publicação
 
O grupo B, por sua vez, preferiu abordar o tema “publicação”, e neste sentido, pontuou que as publicações deverão conter todos os elementos necessários à compreensão dos advogados, a fim de dar efetividade aos trabalhos e reduzir a necessidade de consulta física dos processos.   Juntada/Movimentação   Para o grupo C a juntada deve ser diária, assim como a movimentação decorrente, o que deve ser feito por um funcionário e um estagiário. Ressalta ainda que a atualização do sistema com os dados, bem como o encaminhamento desse expediente é que ditam o ritmo do cartório.
 
Cumprimento
 
Tratando do tema “cumprimento”, o grupo D elencou as seguintes sugestões para acabar com eventuais atrasos:
1. relatório circunstanciado do feito
2. separação por tipo de cumprimento
3. adequação do tipo de cumprimento às aptidões naturais do funcionário
4. mutirões de sábados (finais de semana) ou mesmo durante a semana, focando determinados tipos de cumprimento.
 
Cumprimento
 
Ao abordar a mesma questão, o grupo E relata a experiência de um de seus integrantes, segundo o qual no cartório onde trabalha, o atendimento do balcão é feito exclusivamente pelos estagiários, e eventuais questões mais complexas são resolvidas pelo escrivão ou pelo oficial maior. Assim, os escreventes do setor de processamento ganham maior liberdade para poderem se concentrar no cumprimento, o que teve como efeito imediato uma maior agilidade aos processos.
 
Publicação
 
Já o grupo F escolheu debater a respeito de publicação, e desta troca de experiências destacaram os seguintes pontos:
- a publicação deve ocorrer todos os dias, ou ao menos 3 vezes por semana, obtendo ritmo para a unidade cartorária
- a utilização de carimbo para certificação
- a utilização de etiqueta com a data
- minutas com a certificação de publicação logo abaixo
- imprimir a partir do SAJ a certidão de publicação
- utilização dos sistemas SIDAP/PRODESP ou SAJ
 
Atendimento ao público
 
O grupo G concluiu, ao tratar da questão do atendimento ao público, ser este a “materialização da prestação de serviço público”, englobando o atendimento e guarda dos processos, bem como a orientação aos jurisdicionados, atividade esta que entendem ser inerente ao cargo de escrivão judicial. Como resultado, destacam a priorização na qualidade do atendimento ao público como fator de satisfação do público.
 
Juntada
 
Para o grupo H, o mapeamento de um cartório é representado pelo andamento da juntada e movimentação dos processos. Desta forma, mesmo com os diferentes sistemas (SAJ, SIDAP etc) e circunstâncias, as dificuldades são comuns. Como forma de melhorar o rendimento da juntada, destacam o cumprimento por tarefa. Ressaltam ainda que alertar as petições no sistema é essencial.  

Distribuidor
 
O grupo I, formado pelos gestores dos Cartórios Distribuidores, responderam a questionário específico, nos seguintes termos:

Quanto às práticas eficazes atualmente utilizadas na execução dos serviços de:

a. Recebimento e classificação: recebimento único com separação das urgentes e classificação anterior das iniciais para agilizar a inserção dos dados no sistema, através da tabela impressa das classes.
b. Contador/partidor: utilizar as tabelas em Excel disponíveis na rede executiva. Fazer triagem antes da elaboração: urgentes e mais simples separados dos mais complexos.
c. Malote: conferência dos processos que chegam da Recall, carga aos cartórios em livros próprios e baixa na devolução.
 
2) Quanto à apresentação de propostas de melhoria das rotinas de cadastro e redistribuição, o grupo respondeu da seguinte forma: um sistema mais estável e rápido. No caso da redistribuição por dependência, possibilidade de consultar o número sem sair da tela.  

3) Com relação a melhorias práticas de divisão de trabalho entre os funcionários, responderam que todos devem fazer de tudo, ajudando uns aos outros em horas de aperto, tornando possível que o cartório funcione bem, nas férias, por exemplo, não tornando pessoas insubstituíveis.  

4) Quanto às dificuldades de atendimento ao público nas rotinas de recebimento, protocolo, pesquisa e emissão de certidões, com indicação de sugestões de solução, o grupo ressalta a escassez de funcionários para dividir com igualdade todas as funções, sugerindo, por consequência, a normalização do quadro de funcionários.  

5) Por fim, quanto às práticas de gestão utilizadas e que surtem efeitos positivos em:
a. gerenciamento de pessoas: promover reuniões periódicas, estimular e dar condições para participação em cursos.
b. execução do serviço: passar ou registrar todas as informações para todos os funcionários, de acordo com a rotina de trabalho.
 
Distribuidor
 
Também formado por gestores de Distribuição Judicial, o grupo J, respondeu aos mesmos questionamentos do grupo I, da seguinte forma:

1) Práticas eficazes em:
a. Recebimento e classificação: conferência dos requisitos necessários para propositura da ação, ou seja, endereçamento, recolhimento das custas, assinatura na petição e se a competência é a comarca à qual pertence. Sempre de acordo com o pedido inicial, considerando todos os assuntos relacionados ao pedido disponível no sistema.
b. Contador/partidor: é feita uma triagem antes de encaminhar para cálculo, priorizando a execução de alimentos, ações de alimentos e preferência ao idoso. Com relação à ordem cronológica, priorizam-se os mais simples, mesclando com os mais complexos.
c. Malote: encaminhamento deve ser diário.

2) Proposta de melhoria (cadastro e redistribuição): proceder o cadastro mais completo possível utilizando a tabela de ações, fazer a conferência dos dados antes da emissão da carga.

3) Melhorias em divisão de trabalho: o ideal é todos fazerem de tudo, inclusive com rodízio de atividades.

4) Dificuldades de atendimento ao público e sugestões: dada a falta funcionário e o horário estendido das 9:00 às 19:00. Como solução, apontam a designação de funcionários, bem como a extensão do provimento do horário reduzido de atendimento.

5) Práticas de gestão positivas em:
a. gerenciamento de pessoas: a prática que surte efeito positivo é reconhecer que a pessoa teve um trabalho bem desenvolvido.
b. execução do serviço: prática interessante é delegar e depois cobrar.
 
Diversos assuntos
 
Optando por abordar diversos temas, o grupo K apontou como itens importantes:
- quanto à juntada, esta deve ser feita por estagiário e auxiliar judiciário, enquanto que a movimentação cabe ao escrevente
- a publicação deve ser diária
- a certificação da publicação deve ser feita por escrevente
- a verificação de prazo deve ser diária, e realizada pelo chefe ou escrivão.
- as minutas de despacho devem ser elaboradas por escreventes ou pelo escrivão.
- quanto ao atendimento ao público, todos devem atender.
 
Cumprimento
 
O grupo L elegeu tratar do cumprimento, tecendo as seguintes observações, a fim de otimizá-lo:
- deve ser observada a prioridade na expedição de mandados de levantamento e certidões de honorários;
- realizar intimações por telefone, o que diminui a juntada e o cumprimento.
- guardar os processos no prazo coincidindo o dia com o final.
- usar o horário de expediente interno para certificação da publicação.
 
Atendimento ao público
 
Tendo escolhido debater a questão do atendimento ao público, o grupo M destacou como pontos fundamentais:
- a individualização no atendimento a pessoas sem advogados.
- a humanização do atendimento
- o rodízio no atendimento
- sugerir à OAB que instrua os advogados para que levem consigo o número e o local físico do processo que desejam compulsar
- quando possível, disponibilizar um computador para o atendimento.
- investimento do Tribunal de Justiça nos Juizados Especiais, para melhorar o atendimento, posto ser esta a porta do TJ perante a população.
 
Publicação
 
Finalmente, o grupo N, formado por gestores de Anexos Fiscais e Varas da Fazenda, escolheu falar sobre a publicação, destacando:
- o maior problema dos anexos fiscais e varas da Fazenda é o elevado número de feitos e poucos funcionários
- com ao atendimento e publicações, o grupo concorda que estão a contento, porém, o mesmo não se pode dizer com relação aos demais temas.
- Como sugestões, consignam a implantação da NEP e um sistema de informática com interação dos dados.
- Destacaram ainda a importância das extinções em lote, posto que o cumprimento em lote implica em menos recursos para as Fazendas e ações propostas, especialmente de valores baixos.
- por fim, sugere a existência de Varas de Fazenda sem os Anexos Fiscais, transformando os anexos em varas.