Comarcas participantes: Franca, Patrocínio Paulista, Pedregulho, Batatais, Altinópolis, Brodowski, Morro Agudo, Nuporanga, Orlândia, Ituverava, Guará, Igarapava, Ipuã, Miguelópolis, São Joaquim da Barra, Jaboticabal, Foro Distrital de Pirangi, Guariba, Monte Alto, Pitangueiras e Taquaritinga.

Temas abordados e sugestões apontadas pelas equipes de gestores acerca das diversas etapas do trabalho cartorário.

Cumprimento

O grupo B, formado por gestores de ofícios criminais, estabelece como prioridades os cumprimentos relativos a processos de réus presos, que tenham audiências, crianças institucionalizadas (infância), habeas corpus, mandados de busca e apreensão ou interceptação telefônica, sendo os demais processos divididos por finais e cumpridos com a maior agilidade possível, respeitados, dentro do possível, os prazos legais.  

Publicação/Minutas/Atendimento

De acordo com o grupo C, a publicação deve ser programada já constando a data que será disponibilizada no DJE e colocando o processo no escaninho de prazo. Quanto ao atendimento, o estagiário deve realizar o primeiro atendimento, com o apoio do escrevente na retaguarda. Por fim, com relação às minutas, os escreventes despacham e o remanescente vai para o escrivão analisar e despachar.

Cumprimento

O grupo D colocou como ponto relevante para o cumprimento a implantação da NEP, em especial com a desvinculação do escrevente por final. Acrescentou que a divisão do cumprimento deve ser feita por assunto, com cumprimento em lote. Os componentes deste grupo destacaram ainda a importância do despacho-mandado – especialmente em casos urgentes – onde evita o cumprimento “em mesa”.

Minutas

O grupo E fez as seguintes sugestões para otimização das minutas:
- a capacitação do colaborador (com conhecimento jurídico)
- a separação de processos por área, prioridades (presos, liminares, tutelas, flagrantes etc)
- a padronização dos textos e minutas
- o ajustamento com o juiz da vara a respeito do encaminhamento das conclusões
- a prévia consulta ao magistrado antes de minutar
- a preparação de sucessores
- a observância da data da conclusão para não prejudicar terceiros
- a utilização dos modelos do sistema

Distribuidor

O grupo F, formado pelos gestores de Cartórios Distribuidores, respondeu um questionário específico, nos seguintes termos:

1) Quanto às práticas eficazes atualmente utilizadas na execução dos serviços de:
a. Recebimento e classificação: A identificação dos horários de pico para tornar mais ágil o recebimento de petições, bem como atendimento ao público em geral, disponibilizando estagiários treinados para auxiliar.
b. Contador/partidor: Sugeriu a transferência desta atribuição às unidades judiciárias.
c. Malote: Ressalta a importância de utilizar o meio eletrônico, a fim de evitar papel. Malotes da Recall com transferência para as unidades, a exemplo de Guariba e Franca, evitando retrabalho.

2) Instados a apresentar propostas de melhoria das rotinas de cadastro e redistribuição, os grupos responderam da seguinte forma: Realizar a divisão por competência para os funcionários. Focar a redistribuição em determinados funcionários (em razão de hoje termos vários sistemas em operação, como SAJ, SIDAP e digital). Distribuição automática nas execuções fiscais.
3) Com relação a melhorias práticas de divisão de trabalho entre os funcionários: Sugere-se especificar determinado funcionário para expedição de certidões, responder ofícios, receber e enviar malotes etc.
4) Quanto às dificuldades de atendimento ao público nas rotinas de recebimento, protocolo, pesquisa e emissão de certidões, com indicação de sugestões de solução, o grupo assim se manifestarou: As dificuldades de atendimento decorrem do número reduzido de funcionários. Deve haver tempo e condições para treinar e capacitar os funcionários em cada área.
5) Por fim, quanto às práticas de gestão utilizadas e que surtem efeitos positivos:
a.  no gerenciamento de pessoas: delegar funções de acordo com a capacidade de cada um. Elogiar a incentivar acertos e orientar quanto a erros ocorridos.
b. na execução do serviço: recebidas as iniciais para distribuição, são divididas entre os escreventes por tipo. Exemplo: Juizado, Criminal e Cível. As petições são separadas por varas e entregues no dia seguinte, exceto as urgentes.

Publicação/Cumprimento/Juntada

De acordo com o grupo G, formado por gestores de Juizados Especiais Cíveis, a publicação deve ser concentrada num dia específico, com disponibilização e publicação no mesmo ato. Quanto ao cumprimento, este deve ser setorizado, com rodízio de funções. Quanto à juntada: sugere-se a realização de uma triagem.    

Cumprimento

Optando por tratar deste tema, o grupo H ressaltou a experiência do Juizado Especial Criminal de Taquaritinga, onde as audiências são agendadas pelas delegacias, e as partes já saem intimadas para comparecerem às audiências.

Minuta

O grupo I reuniu gestores de Varas da Fazenda Pública e Setores de Execuções Fiscais, que, quanto ao tema escolhido, ressaltaram que devido ao imenso número de execuções fiscais em trâmite, bem como o reduzido quadro de funcionários, seguindo orientação da Corregedoria e visando a otimização dos serviços, os despachos, sentenças de extinção pelo pagamento e outros são feitos em lote.