Curso de treinamento e atualização da 4ª RA (sede Campinas), 53ª Circunscrição Judiciária (sede Americana) - RESULTADOS
Comarcas participantes: Americana, Foro Distrital de Hortolândia, Nova Odessa, Santa Bárbara d’Oeste e Sumaré.
Temas abordados e sugestões apontadas pelas equipes de gestores acerca das diversas etapas do trabalho cartorário.
Minuta (Divisão de tarefas)
Grupo A1: A divisão por tarefas pareceu mais produtiva ao grupo, porém, algumas como minuta, cumprimento e juntada é mais adequada a divisão por final. Importante destacar também que os processos em caixa de prazo devem ser retirados todos os dias e certificados.
Movimentação
Grupo A2: O grupo sugeriu como ideia que deu certo fazer a triagem dos processos que são recebidos da movimentação, os quais são separados por assunto e cumpridos em lote. Por exemplo: separam-se os processos só para atos ordinatórios, outros para conclusão etc., ganhando tempo e maior produtividade. Isto ocorre na 1ª Vara Cível de Santa Bárbara d’Oeste e Hortolândia, e 2ª Vara Cível de Sumaré.
Tarefas
Grupo A3: Segundo este grupo, a divisão do serviço por tarefa foi a maneira que mais deu certo, utilizando despacho-ofício, despacho-carta e despacho-mandado, seguindo o exemplo dado por Hortolândia, onde tramitam 30 mil processos, separando-se por núcleos.
Movimentação
Grupo A4: O grupo expôs as seguintes sugestões: 1 – como solução/ideia situacional, a criação de uma sala/central de minutas, conforme encontra-se em prática na 2ª Vara 2 - classificação para despacho em lote
Atendimento ao público
Grupo A5: O grupo sugere que o primeiro atendimento seja feito por estagiários e auxiliares, com o suporte do escrevente do final, ou no caso de cumprimento por tarefa, o escrevente designado para o dia. Destaca que a tarefa de guardar os processos também deve ser realizada por estagiários.
Atendimento ao público
Grupo A6: Para acelerar o atendimento ao público, o grupo entende ser necessário designar um escrevente para tirar dúvidas dos advogados ou do público. Os processos com petição juntada devem ser arrumados em escaninhos, por data e com anotação no sistema. O cartório trabalha com o sistema NEP e a equipe de atendimento tem dois escreventes, três estagiários, sendo responsável por carga e descarga, arquivamento e desarquivamento e certidão de objeto e pé.
Juntada/Movimentação
Grupo A7: Ao receber as petições é feita uma triagem, separando-as de acordo com as tarefas a serem executadas, a fim de dar maior celeridade ao andamento, principalmente levando em conta as ferramentas disponibilizadas pelo SAJ, consistente na movimentação e expedição de documentos em lote. Como sugestão para os cartórios criminais e de família, o grupo destaca a inutilização da fase para transmissão do alvará de soltura, dada a dificuldade de recebimento e confirmação do documento pelas cadeias, CDPs e penitenciárias, devendo, ao invés, optar pela utilização de e-mail.
Atendimento ao público
Grupo A8: Foi consenso neste grupo que o atendimento ao público deve ser feito por estagiários, pois desta forma agiliza o trabalho do escrevente.
Cumprimento
Grupo A9: O grupo sugere que se explore a potencialidade de cada membro da unidade judiciária, sendo que aqueles que estiverem mais aptos a trabalhar com o cumprimento devem assumir tal tarefa livres de preocupação com as demais rotinas.
Minutas de despacho
Grupo A10: A criação de modelos em grupo facilitou na elaboração das minutas, movimentação cadastrada, vinculando o modelo. Como sugestão, consignam que deve ser destacado um funcionário que saiba usar bem o sistema e os modelos dos despachos, para criar modelos durante uma hora por dia.
Publicação e Atendimento ao público
Grupo A11: Este grupo fez as seguintes ponderações, a fim de melhorar a questão da publicação e do atendimento ao público: 1 – a publicação, inclusive na internet, deve ser semanal; 2 – indeferimento da petição inicial que contiver incorreções ou que não esteja devidamente instruída nos termos do artigo 282 do CPC 3 – deve haver um rodízio dos funcionários no atendimento ao público.
Movimentação
Grupo A12: A principal sugestão do grupo é que se faça a certidão pelo SAJ, salvando a movimentação e se necessário, encaminhando à publicação.
Minutas de despacho
Grupo A13: As minutas de despacho devem ser redigidas por pessoas determinadas, independente do sistema de trabalho, a fim de padronizar o entendimento (decisões e deferimentos). Estas pessoas podem ser o coordenador/supervisor, o oficial maior, o assistente judicial ou escrevente que tenha facilidade.
Publicação
Grupo A14: O grupo observou que a seleção do texto a ser publicado (control + M) é fundamental para agilidade da publicação, sugerindo uma modificação do sistema para que a remessa ao DJE e a certificação sejam automáticas pelo SAJ.
Cumprimento
Grupo A15: A sugestão do grupo é a elaboração de listagem do tipo “check-list”, a ser afixada na contracapa para controle no cumprimento dos atos processuais e localização de atendimento aos requisitos legais devidos. Com isso, a expectativa é que o andamento do processo seja otimizado, evitando a nulidade posterior e repetição desnecessária de atos, que só procrastinam o andamento dos feitos físicos.
Cumprimento
Grupo B1: O grupo concluiu pela divisão de trabalho igualitária, na qual todos possam aprender a cumprir o processo do início ao fim.
Juntada/Movimentação
Grupo B2: A conclusão do grupo foi que, independente da realidade de cada cartório, o serviço de forma geral tem maior produtividade quando feito em lote. Destacou ainda que a divisão por final não é mais aconselhável, em vista da realidade atual.
Publicação e Minutas
Grupo B3: No quesito publicação, o grupo concluiu que, considerando que o sistema já emite todas as certidões de cada processo publicado no diário, o que impossibilita o processo ficar sem a certidão, seria interessante e mais célere só juntar nos autos a certidão da publicação, donde eliminar-se-ia a certidão de envio para publicação. Quanto ao segundo tema escolhido, sugeriu-se a criação de minutas de despachos para o Criminal que sirvam como mandado, ofício, cartas precatórias, evitando, assim, a expedição de expedientes desnecessários.
Juntada/Movimentação
Grupo B4: O grupo destacou como principal ponto a ser trabalhado a organização do cartório, para que a localização do processo seja mais rápida. Com a juntada feita pelo escrevente no momento do cumprimento do processo, evita-se a perda de tempo com a localização, tornando mais ágil o atendimento ao público.
Juntada/Movimentação
Grupo B5: De acordo com este grupo, as tarefas deveriam ser divididas da seguinte forma: uma pessoa procura os processos, outra faz a juntada física, no sistema e dá a destinação, para não voltar ao escrevente que cumpre. Por fim, o escrevente que dá cumprimento deve realizar apenas esta tarefa.
Publicação
Grupo B6: O grupo destacou a experiência de, a partir de um acordo do cartório com a OAB, elaborou-se um termo de adesão dos advogados dativos para que recebessem a intimação através do Diário Oficial. O diferencial é que o advogado assina apenas uma vez, o qual vale para todos os processos em que o defensor foi nomeado. A anotação de que o defensor aceitou o termo é feita na contracapa dos autos.
Cumprimento
Grupo B7: Segundo este grupo, o cumprimento deve ser realizado por tarefas, separadas em: geral, audiência e final. 1. Geral – é dada prioridade aos urgentes, e depois, por ordem de antiguidade 2. Audiência – a prioridade é para os processos com réu presos, após, para os processos com réu solto, de acordo com a antiguidade. 3. Final – guia de recolhimento, tribunal e arquivo. Destacou-se ainda que esta forma de cumprimento foi facilitada com o início do SAJ, em razão do cumprimento por lote. São separados os tipos de serviços e elaborados juntos.
Cumprimento
Grupo C1: Para este grupo, a juntada é o início da movimentação processual, razão pela qual, sendo esta organizada o processo anda. Uma das formas de diminuir seu volume é deferindo já no despacho inicial o máximo de solicitações possíveis, tais como citação, penhora, inclusão de partes, Bacen etc., evitando cargas desnecessárias e conclusões excessivas. As petições entregues no cartório devem ser atualizadas a fim de facilitar a juntada. O grupo ainda destacou a necessidade de se estabelecer norma sobre a competência de cada cartório. Por fim, sugere ainda a eliminação do carimbo de juntada.
Juntada/Movimentação
Grupo C2: O grupo decidiu debater sobre o problema com o Bacenjud, que gera um elevado número de mandados de levantamento a serem feitos. Sugere-se, então, “devolver” o valor para a conta em que houve o bloqueio. Consignou ainda quanto à necessidade de ser realizado o cadastro das petições pelo protocolo, sem o que haverá repetição de trabalho. A unidade cartorária deve entrar em acordo sobre quem deve cadastrar. Por fim, sugeriu que as petições da Fazenda possam vir encartadas no processo (sem necessidade de protocolo), através de portaria baixada pelo juiz.
Execução de prestação de serviço à comunidade / Minutas de despacho
Grupo D1: Este grupo sugeriu a substituição de prestação de serviço comunitário por prestação pecuniária ou cestas básicas a entidades assistenciais, tendo em vista a falta de local para prestação e disponibilidade de horário (para aqueles que trabalham). A fim de acelerar o trabalho, o grupo sugeriu usar na mesma minuta de despacho mandado ou despacho ofício, fazendo constar o seguinte teor: “Sirva esta de mandado e intime o executado, bem como o diretor do estabelecimento prisional, no caso de executado preso.” Com isto, simplifica-se o serviço, alcançando maior celeridade processual.
Distribuidor
Grupo E1:
1) Práticas eficazes em:
a. Recebimento e classificação: deve ser feito por estagiários de nível superior, possibilitando que os funcionários do Tribunal executem as demais tarefas.
b. Contador/partidor: atualmente os serviços são desempenhados por escreventes, que nem sempre têm formação específica e não dispõem de ferramentas adequadas.
c. Malote: é feito em cinco pacotes, separando TJ, grandes comarcas e pequenas comarcas, separadas em dois pacotes, sendo o primeiro de A a L, e o segundo de M a Z. Também há um pacote para outros órgãos e para o Rio de Janeiro.
2) Proposta de melhoria (cadastro e redistribuição): quanto ao cadastro das iniciais, é consenso no grupo a padronização das classes e assuntos segundo a resolução do CNJ, a fim de evitar o retorno para o distribuidor para alteração. Com relação à redistribuição, sugere-se a criação de um subfluxo, bem como para a correção de classe e cancelamento de iniciais.
3) Melhorias em divisão de trabalho: capacitar todos os funcionários a desempenhar todas as funções do cartório, e se possível adequar cada um de acordo com sua melhor capacidade.
4) Dificuldades de atendimento ao público e sugestões: Ausência de triagem prévia do público, no protocolo há uma grande dificuldade na impressão de listagem para entrega nos cartórios. Sugestão para atendimento: senhas específicas para distribuição, certidões, buscas etc. Criar em todos os fóruns um setor de triagem para que as pessoas que já possuam o número de processo ou intimação já saibam onde ir, evitando sobrecarregar o atendimento do distribuidor, podendo ser aproveitados os vigias, que passaram a fazer serviços gerais na administração. Também deveria ser feita uma sinalização por cores dentro dos prédios, a exemplo do que ocorre em muitos hospitais públicos. Disponibilização de senhas eletrônicas para os distribuidores, senhas diferenciadas para certidões, buscas, petições iniciais etc., inclusive com mesas apropriadas, e não balcões improvisados.
5) Práticas de gestão positivas em:
a. gerenciamento de pessoas: reuniões periódicas para troca de informações e conhecimentos, ideias e sugestões.
b. execução do serviço: autonomia para cada um desempenhar suas funções com segurança, possibilitando a cada um contribuir para a agilidade do serviço.
Grupo E2:
1) Práticas eficazes em:
a. Recebimento e classificação: uso das tabelas processuais (classes e assuntos); ler com atenção as petições iniciais para a devida classificação.
b. Contador/partidor: mais cursos específicos para melhorias, pois o contador carece de mais apoio técnico e de recursos humanos.
c. Malote: No que diz respeito à Recall, cada cartório deveria fazer seu próprio pedido de processos, bem como seu recebimento e conferência.
2) Proposta de melhoria (cadastro e redistribuição): quanto ao cadastro, a disponibilização de duas telas facilitaria a inserção dos dados, além da inclusão do representante legal na petição digital pelo advogado; com relação à redistribuição, destaca-se que dentro da tela da redistribuição criminal há dificuldade em prosseguir, tendo que mudar classe, assunto, voltar e mudar no cadastro.
3) Melhorias em divisão de trabalho: através de rodízio, todos aprendem a fazer todos os tipos de tarefa, como atendimento ao público, distribuição normal (física) e digital, certidões, contadoria, recebimento de malotes, informações etc.
4) Dificuldades de atendimento ao público e sugestões: Há muita informação na tela, que às vezes não são utilizadas. Também há muita dificuldade na hora da pesquisa, pois o ideal seria uma forma mais prática e precisa. A título de sugestão, deveria haver a opção de autocompletar na pesquisa, certidão e distribuição - a dificuldade reside na visualização, como era no SIDAP.
5) Práticas de gestão positivas em:
a. gerenciamento de pessoas: Reunião entre os colegas da unidade, para tirar dúvidas, trocar ideias, fazer elogios quando um dos colegas tentar ajudar de forma positiva. Conhecendo as necessidade e dificuldades de cada um, tentando sempre melhorar num todo (grupo).
b. execução do serviço: Facilitar, dividindo os trabalhos uniformemente, ter autonomia na execução desses trabalhos, agilidade, já que temos melhores ferramentas de trabalho.
