Comarcas participantes: São Bernardo do Campo, Diadema, Santo André, Foro Distrital de Rio Grande da Serra, Mauá, Ribeirão Pires, São Caetano do Sul , Osasco, Barueri, Carapicuíba, Foro Distrital de Jandira, Guarulhos, Arujá, Mairiporã, Santa Isabel, Mogi das Cruzes, Foro Distrital de Brás Cubas, Foro Distrital de Ferraz de Vasconcelos, Foro Distrital de Guararema, Itaquaquecetuba, Poá, Suzano, Itapecerica da Serra, Cotia, Embu das Artes, Foro Distrital de Embu-Guaçu, Foro Distrital de Vargem Grande Paulista, Itapevi e Taboão da Serra.
Temas abordados e sugestões apontadas pelas equipes de gestores acerca das diversas etapas do trabalho cartorário.
Publicação
O grupo A, abordando o tema “publicação”, destacou como prática positiva a expedição da minuta já com a certidão de publicação, encaminhando-se direto para o prazo. Da certidão já consta a data da disponibilização, o que economiza espaço e serviço, ou sua realização em duplicidade, tais como encaminhar, certificar e colocar no prazo.
Juntada/Movimentação
Tratando da “juntada/movimentação”, o grupo B consignou que esta deve estar sempre em dia, mesmo que a petição só esteja encartada nos autos, pois para o advogado já não representa que não há pouco caso com o protocolo. Ademais, tal prática facilita ainda a conferência de prazo e a minuta.
Juntada/Movimentação
Da mesma forma que o anterior, o grupo C concorda que a prática que produz melhor resultado é manter a juntada em dia, e para isso destaca a necessidade de utilizar a mão-de-obra dos estagiários de nível médio que separam os processos, intercalam as petições e passam para os escreventes finalizarem. Destaca ainda a importância de se priorizar as juntadas urgentes, as quais são separadas, a fim de que lhes seja dado andamento prioritário.
Atendimento
Com relação ao “atendimento”, o grupo D entendeu ser de suma importância o treinamento dos estagiários para recepcionar as partes e advogados no balcão, onde devem fazer tudo, sempre com orientação, em que pese haver períodos com necessidade de suporte dos escreventes. Além do balcão, podem ser aproveitados ainda na busca e encarte de petição e também guarda de processos e volumes, além de ajudar no arquivamento dos autos.
Juntada
O grupo E separou seu método de aceleração para juntadas entre os processos físicos e digitais. Nos processos físicos, os cartórios que se utilizam do SAJ encontram a dificuldade na hora do cadastro, retardando os trabalhos. Entende então que os advogados deveriam ser obrigados a mencionar o número de controle, bem como o número estadual. Com relação aos processos digitais, a melhor forma de otimizar o serviço seria aprimorar o sistema, com a criação de ferramentas que permitam a juntada automática da peça, sem a necessidade de entrar em várias telas. O grupo destaca ainda que deveria ainda ser criada uma pasta para posterior análise.
NEP
Já o grupo F escolheu debater a respeito da NEP. Isto porque seus integrantes debateram sobre diversas práticas que ocorrem em cada uma das Comarcas reunidas, e de maneira geral, elegeu como ponto alto a implantação do sistema NEP, com algumas alterações de sistemática, voltadas às peculiaridades existentes em cada uma das unidades. Acrescentou que não se pode esquecer que os cartórios são compostos por pessoas que trazem suas vocações e especialidades, e que em conjunto fazem acontecer a sinergia de cada local de trabalho.
Juntada
Tratando-se de setores com métodos de trabalho heterogêneos, o grupo G destacou que algumas unidades realizam a tarefa por final, outras através da NEP. Para aquele que utilizam o SIDAP, sugeriu-se a juntada a ser realizada por final, sendo que a cada dia 2 finais devem ser juntados, com o auxílio dos estagiários nos encartes, e repassando-os ao escrevente do final. Desta forma, ao final da semana todas as petições estarão juntadas. Quanto aos que dispõem do SAJ, os estagiários e auxiliares realizam as consultas e encartes, enquanto os escreventes cadastram as petições e juntam (fisicamente e no sistema), analisando os expedientes e dando regular andamento. Opcionalmente, pode-se disponibilizar um funcionário para cuidar da juntada do acervo-atraso, enquanto os demais lidam com a juntada atual.
Atendimento
Para o grupo H, o atendimento é o ponto prioritário de todo cartório, pois a maioria dos problemas no relacionamento com o público pode ser resolvido no balcão. Das experiências relatadas, o grupo chegou ao consenso que, além dos funcionários já designados ao atendimento (auxiliares e estagiários), cada escrevente deveria auxiliar por uma hora todos os dias, a fim de prestar os esclarecimentos necessários. Outra sugestão seria a diminuição do horário de atendimento ao público (das 13:00 às 18:00 horas). Finalmente, outro ponto importante é a unificação de informação com a orientação dos funcionários.
Atendimento
O grupo I, discorrendo sobre o tema, apresentou duas propostas: 1 - permitir o acesso a informações ao andamento do inquérito policial das partes interessadas; e 2 – alterar a assinatura manual das certidões de honorários pela assinatura digital, permitindo ao advogado, assim, imprimir a certidão do seu próprio escritório, ficando sob responsabilidade da D.P.E. o anexo de cópia da provisão
Juntada
O grupo J entende que, para lidar com um grande volume de juntada, deve-se tomar as seguintes medidas: colocar em ordem numérica crescente; fazer uma listagem; separar por seções; e realizar a juntada todos os dias, sempre que o processo retorna ao cartório ou é retirado do prazo.
Cumprimento
Com relação ao cumprimento, o grupo K fez as seguintes considerações:
– alguns gestores do grupo concentram o expediente para juntada em um funcionário, preferencialmente estagiários. O expediente deve ser devidamente cadastrado do protocolo especificamente petição, ofício etc.
– a publicação é concentrada em uma pessoa; e o encaminhamento ocorre 2 ou 3 vezes por semana. Se a serventia dispõe do sistema SAJ a certificação é por lote, no SIDAP um funcionário certifica. – no grupo, algumas unidades atuam por final, outras por setor.
– os estagiários tiram o expediente e distribuem por escrevente
– em alguns cartórios, o chefe e o supervisor/coordenador preparam a minuta de despacho, em outros, os escreventes preparam os despachos mais simples, e os demais ficam a cargo do supervisor/coordenador.
Destacam ainda como procedimentos que otimizam o serviço: concentrar no escrevente o cumprimento de processos, e as atribuições incidentais no chefe. Também ressaltam a importância de alimentar o sistema com o máximo de dados, para evitar a ida da parte ou advogado ao balcão.
Cumprimento
O grupo L destaca que, nestas unidades judiciais, os escreventes que dão cumprimento aos processos dedicam-se exclusivamente a esta atividade. Os processos são divididos entre réus presos ou soltos. Mencionam, por fim, que o encarte de juntada é feito por um setor logo na chegada do documento.
Cumprimento
Também optando por tratar do cumprimento, o grupo M consignou as seguintes práticas: Quanto aos atrasados, o ideal é a distribuição dos trabalhos por tarefas específicas, em forma de rodízio. Dessa forma, todos os mandados serão cumpridos em bloco; todas as precatórias serão cumpridas em bloco; e assim por diante. Sem prejuízo, tratar o expediente novo de forma simultânea com o expediente antigo, destinando escrevente específico para cada bloco de tarefa (observada a disposição de cada cartório).
Juntada
Após debates a respeito da juntada, o grupo N concluiu que sempre deve se destinar um estagiário ou agente administrativo para encartar as petições, além de destinar uma pessoa para juntar e movimentar (escrevente). Quando houver muito atraso, sugere a realização de mutirões semanais para as duas funções.
Distribuidor
O grupo O, formado pelos gestores dos Cartórios Distribuidores, responderam a questionário específico, nos seguintes termos:
1) Quanto às práticas eficazes atualmente utilizadas na execução dos serviços de:
a. Recebimento e classificação: triagem da petição inicial: verifica-se a competência territorial, assinatura, taxas recolhidas. b. Contador/partidor: (cursos e apostilas do CETRA) a chefia acumula além de suas funções mais esta tarefa, muitas vezes sem ter um conhecimento técnico, e nem tampouco existe um canal de aprendizagem para este ofício. c. Malote: administração recebe e passa o que é pertinente ao distribuidor.
2) Proposta de melhoria (cadastro e redistribuição): no cadastro: na escolha da competência não desabilitar a classe, quando no decorrer da distribuição se verificar que a competência é outra. Na redistribuição: ainda existe falhas, a exemplo de processos cíveis que estão apensados, e que o sistema SAJ não consegue redistribuir.
3) Melhorias em divisão de trabalho: analisando a aptidão, quando possível, designa-se o trabalho específico para cada funcionário.
4) Dificuldades de atendimento ao público e sugestões: Certidão: emissão pela internet. O preenchimento do pedido pela própria pessoa que está pedindo a certidão.
5) Práticas de gestão positivas em:
a. gerenciamento de pessoas: urbanidade, educação, boa vontade, paciência, saber escutar.
b. execução do serviço: sempre executar as tarefas com o que você tem, geralmente o que se tem são poucos funcionários, e no geral existe a aptidão de cada um.
Distribuidor
Também formado por gestores de Distribuição Judicial, o grupo P, respondeu aos mesmos questionamentos do grupo O, da seguinte forma:
1) Práticas eficazes em:
a. Recebimento e classificação: tabela resumida dos mais utilizados, final do protocolo, caderno A-Z.
b. Contador/partidor: falta funcionários especializados – cálculos por matéria.
c. Malote: um funcionário por arquivo. Cada cartório deveria realizar suas solicitações diretamente à Recall.
2) Proposta de melhoria (cadastro e redistribuição): conferência por final de protocolo por escrevente; melhorar o suporte, treinamento.
3) Melhorias em divisão de trabalho: rodízio de funcionários para que todos saibam tudo. Característica de funcionário para cada função.
4) Dificuldades de atendimento ao público e sugestões: Digitadores para acervo, emissão de certidão pesquisa em dois sistemas, impossibilitando emissão na hora. Ajuda mútua no atendimento ao público para evitar filas demoradas.
5) Práticas de gestão positivas em:
a. gerenciamento de pessoas: características pessoais
b. execução do serviço: rodízio para que todos saibam o máximo do serviço. Manual do que pode receber ou não.
Outros assuntos
O grupo Q, formado por gestores do Juizdo Especial, sugere que as audiências de conciliação sejam realizadas pela manhã e, não havendo acordo, proceda-se à audiência de instrução e julgamento à tarde.
Atendimento
Optando por tratar do atendimento, o grupo R apontou como item fundamental a modernização do sistema de atendimento ao público, com as seguintes providências:
- adoção de painel de sistema eletrônico de senhas;
- setor de pré-triagem e registro de reclamação. Espaço para acomodação das pessoas, com células individuais de atendimento;
- adequar a quantidade de funcionários à população de cada região para atender a demanda.
Atendimento
O grupo S elegeu tratar do atendimento, sugerindo a disponibilização de um estagiário de Direito para isso, além de proporcionar um atendimento diferenciado às pessoas que retornam com frequência, por não se conformarem que alguns assuntos não cabem no Juizado.
Juntada
Tendo escolhido debater a questão da juntada, o grupo T sugere, primeiramente, a triagem das petições recebidas, com separação por assuntos e grau de urgência. Em seguida, passa-se para o encarte das petições, que deve ser feito de forma a obedecer a ordem cronológica de protocolo. Por fim, a movimentação deve ser realizada da mesma forma, observando-se a urgência e o assunto.
Outros assuntos
Finalmente, o grupo U, formado por gestores de Anexos Fiscais e Varas da Fazenda, propôs as seguintes medidas, como forma de otimizar o serviço:
- tornar o SAJ mais rápido
- Separar o serviço em lote e assunto
- contar com o auxílio do exequente
- expedição em lote de documentos, através do SAJ.
