A Escola Judicial dos Servidores (EJUS), em parceria com Secretaria da Primeira Instância (SPI), realizou ontem (10) a palestra on-line Arquivamento e desarquivamento de processos, sob a coordenação dos servidores Fábio Makoto Tagliaferro Yokoyama, secretário da Primeira Instância, e Walter Salles Mendes, coordenador da EJUS1. A palestra foi ministrada pela supervisora do Serviço de Gestão Documental (SPI 2.4.1), Meire Rodrigues Garcia, e teve 1.148 participantes.
Meire Garcia iniciou a exposição discorrendo sobre gestão documental. Ela lembrou que o Órgão Especial criou o Programa de Gestão de Documentos por intermédio da Resolução nº 637/2013, alterada pela 822/2019, com o objetivo de “adotar um conjunto de procedimentos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Ela acrescentou que o TJSP também se adequará à Resolução 324/2020 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), recentemente promulgada, que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário.
A expositora salientou que a iniciativa atende aos principais objetivos da gestão documental: necessidade de resgatar e preservar a memória histórica, reduzir a massa documental acumulada, aplicar os conceitos de guarda documental técnica e melhorar o acesso à informação e pesquisa.
Ela transmitiu orientações e explicou os procedimentos necessários, como cadastro de volumes e apensos. “É de extrema importância o cadastro correto e completo dos campos de polos ativos e passivos, uma vez que, para a eliminação de um processo, a Coordenadoria de Gestão Documental e Arquivos disponibiliza no DJE um edital de eliminação de atos findos, com os nomes de partes e advogados, com a finalidade de eventual manifestação para retirada definitiva dos autos, evitando descarte”, frisou, salientando que, se a eliminação for feita com a temporalidade necessária, o TJSP terá redução de custos para a guarda terceirizada e terá mais espaço nas unidades com o descarte de documentos.
Meire Garcia também ressaltou a necessidade de resgatar e preservar a memória histórica, lembrando que o TJSP atende muitos historiadores e pesquisadores, que pedem acesso ao acervo do Tribunal. Nesse sentido, frisou a importância de se atentar, na hora do arquivamento, ao campo “processo relevante/histórico”. “Ninguém melhor que a unidade judicial responsável pelos autos para poder averiguar esse dado. A unidade saberá se as partes envolvidas são relevantes, famosas na cidade, se o fato teve repercussão na mídia, se o assunto pode ser tema de pesquisas, se é fato pioneiro em algum aspecto”. E acrescentou que a unidade deverá encaminhar um e-mail à Coordenadoria de Gestão Documental e Arquivos (SPI 2.4), que será analisado pelo setor e pela Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD). Se aprovado, o processo receberá o selo de relevância e terá sua guarda na reserva técnica na Coordenadoria de Gestão Documental e Arquivos, podendo ser apresentada ao cidadão como parte integrante do fundo arquivístico do TJSP.
Ela discorreu ainda sobre etiquetamento e gerenciamento de pedidos de coleta e explicou o passo a passo do desarquivamento de processos. Explanou também sobre desarquivamento simplificado e requisição urgente de desarquivamentos, fazendo uma ressalva para que, dentro do possível, os funcionários evitem requisições urgentes, pois têm três vezes mais custo para o TJSP. E observou que a coleta de processos estava suspensa por conta da quarentena, mas com o retorno gradual voltará em breve.
LS (texto) / Reprodução (imagens)
