Várzea Paulista – Boas práticas aumentam produtividade e eficiência
Alcançada redução de 13% na taxa de congestionamento.
Diante dos desafios e do constante aumento da demanda, a adoção de boas práticas passou a ser uma necessidade imperativa nos dias de hoje. Incorporar rotinas exitosas e aplicá-las ao cotidiano dos cartórios judiciais seguramente contribui para atingir o principal objetivo da Justiça: uma prestação jurisdicional célere e de qualidade.
Com o cronograma de implementação gradativa do projeto 100% Digital, Várzea Paulista começou a utilizar o Sistema de Automação da Justiça (SAJ) em agosto de 2015. Desde então, a taxa de congestionamento de processos nos setores caiu significativamente. E a integração entre gabinete e cartório, assim como a atuação diferenciada dos funcionários, mudou a realidade da vara. Os resultados são notórios: unidades judiciais mais arrumadas, menor número de processos no sistema, servidores motivados e melhor sistematização para digitalização dos autos.
A juíza diretora do fórum, Érica Midori Sanada, explica que o grande mérito é dos funcionários, que trouxeram grandes alternativas para redução de processos. “No início, havia um medo muito grande do sistema, mas quando se traça uma meta e todos se unem para que ela seja alcançada, tudo funciona e acontece. Os funcionários vestiram a camisa e reduziram a maior parte dos prazos. Vejo ótimas perspectivas pela frente. Temos uma equipe muito unida, esse é o nosso diferencial, o grande comprometimento de todos”.
A magistrada também diz que, após a instalação do Centro Judiciário de Solução de Conflitos e Cidadania (Cejusc), em julho de 2015, foi iniciada a remessa dos processos para a realização de audiência de mediação e conciliação. Só em 2016, foram realizadas 804 audiências, com uma média de 79% de acordos nos processos de família e 41% nos cíveis. “Apesar de o Cejusc contar apenas com uma escrevente e dois estagiários, conseguimos obter grande êxito na solução dos conflitos, havendo expressivo percentual de acordos entre as partes, o que, além de refletir um trabalho social em prol da comunidade, implica também em rápido desfecho da lide e em otimização do trabalho para o cartório”, conclui.
A escrevente de sala Flávia Roberta Rodrigues Guerra conta que o sistema trouxe uma atuação totalmente diferente da que estavam acostumados e as mudanças realizadas têm refletido positivamente no andamento dos processos. “Implantamos um novo sistema para aperfeiçoar o trabalho. Desde dezembro de 2015 começamos a sentenciar na própria audiência, onde réu, advogado e Ministério Público já saem intimados. O representante do MP já se manifesta no próprio termo da audiência se pretende ou não recorrer, e o réu, assina um termo de recurso ou renúncia para os prazos começarem a fluir. Damos prioridade para as audiências criminais de réus presos. Geralmente em até três meses da data de prisão, conseguimos fazer a audiência com a devida sentença. Todo o setor vem trabalhando de forma eficiente e ágil, cumprindo todos os processos em tempo para que as audiências sejam realizadas com rapidez. Com isso, por exemplo, o tempo de realização do procedimento do júri, desde o recebimento da denúncia até a sessão plenária, dura em média seis meses, quase um terço a menos que a média prevista há um ano. Sem o trabalho árduo, nada disso seria possível”, diz.
Com 14 funcionários, a vara de competência cumulativa apresentou recentemente taxa de congestionamento (percentual de processos que não foram baixados no período) 13% inferior a do ano passado. Escrevente há pouco mais de três anos, Oscar Francisco Ragassi Domingos fala que o cartório sempre teve um número restrito de funcionários e muitas adversidades, mas isso nunca impediu o grande empenho da equipe. “Para facilitar o trabalho, criei uma planilha no Excel com os dados essenciais para análise pelos escreventes e, após várias reformulações, uma base de dados de todos os processos. Com isso, conseguimos analisar, em aproximadamente um minuto, cada um dos cerca de 330 processos criminais em andamento, todos digitais, e tornar em 40% mais célere a produtividade do setor. Além do processamento, também foi elaborada uma planilha exclusivamente para organização da sala de armas e objetos. Foram catalogadas todas as apreensões, visando a localização e organização dos objetos e transformado num almoxarifado, com sequência lógica e exata. Foram cinco meses de trabalho, mas que valeram a pena. Entendemos que somos os responsáveis por trazer resultados em prol da sociedade”, finaliza.
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