Foco na gestão de pessoas traz resultados para a UPJ de São José dos Campos
Unidade completa cinco anos em novembro.
"Dá gosto de ver essa UPJ; é um exemplo de serviço público”, disse o presidente do Tribunal de Justiça de São Paulo, desembargador Ricardo Mair Anafe, quando, no mês passado, visitou a Unidade de Processamento Judicial, no fórum de São José dos Campos. Instalada em 2017, a UPJ de São José dos Campos completará cinco anos em 30 de novembro. Abrangendo as 1ª, 2ª, 3ª e 4ª Varas Cíveis, a UPJ contava, quando de sua instalação, com 23.810 processos.
Com uma equipe entrosada e motivada, as dificuldades iniciais foram superadas e, no fechamento da estatística de setembro deste ano, foram registradas 54.693 entradas de processos (por distribuição, por recebimento do 2º grau e por desarquivamento) e 66.039 saídas de feitos (por extinção, por suspensão, por remessa ao 2º grau, por cancelamento e por redistribuição), resultando em um superávit de produtividade, considerando as entradas e saídas, de 13.402 processos.
Esse índice de produtividade causou redução do acervo inicial em 34,59% – de 23.810 para 15.573 processos. “Foi uma conquista gradativa, com muitas reuniões e, aos poucos, as barreiras foram sendo derrubadas. Os grupos originais deram lugar a um corpo coeso, bastante motivado e com visível orgulho de ser parte de um projeto de sucesso, que tem angariado elogios de todos que com ele têm contato”, conta a coordenadora da UPJ de São José dos Campos, Maria Madalena Guerra Drummond, quando indagada sobre o sucesso angariado na UPJ.
Criadas em 2015 para adequar as unidades judiciais à realidade de trabalho resultante do processo digital, as UPJs unificam os cartórios e atualizam a divisão de tarefas. Mas além das inovações tecnológicas, a gestão de pessoas é elemento essencial do sucesso da atividade jurisdicional, como explica o juiz corregedor da UPJ de São José dos Campos, Luís Mauricio Sodré de Oliveira. “A atividade realizada pelo Poder Judiciário se reparte em atividades jurisdicionais, que são aquelas de criação da norma jurídica individual para o caso concreto, pelo intérprete autêntico, como já ensinou Hans Kelsen, e funções administrativas, sob a incumbência primeira e prioritária dos servidores públicos. Ao juiz, no âmbito administrativo, incumbe o controle das funções administrativas, termo esse que deve ser entendido tanto na acepção fraca do termo, de poder regulamentar, como na acepção francesa, de fiscalização”, diz. “Quer em uma, quer em outra acepção, é fato que a concretização das funções administrativas, excetuando as dos órgãos de direção do Poder Judiciário, é tarefa afeta aos servidores públicos, dentre os quais merece destaque a figura do escrivão judicial/coordenador, a quem, dentre as várias funções, cabe a gestão de pessoas”, destaca o magistrado.
Na UPJ de São José dos Campos atuam 33 escreventes, três gestores de equipes, dois agentes administrativos e uma coordenadora. O espaço de trabalho é amplo e, com a ajuda de parcerias com a Advocacia e o Extrajudicial, foram feitas melhorias no espaço que resultaram em um ambiente mais agradável para servidores e jurisdicionados.
“Houve um esforço despendido para que fosse criado um senso de unidade, um ambiente de trabalho agradável para o servidor, advogado e jurisdicionado, porque havia uma grande preocupação da coordenação com relação aos servidores que vieram de outras varas”, conta Maria Madalena.
Como coordenadora, ela tem preocupação constante em treinar, motivar e entrosar a equipe. São feitas confraternizações para unir os integrantes da UPJ, criados canais na ferramenta Microsoft Teams para que os servidores possam dirimir rapidamente suas dúvidas – questões como férias, necessidades de faltas e outras do dia a dia possuem regras comunicadas com clareza, tudo para que o trabalho flua desimpedidamente.
Além disso, cada um sabe quais são as metas, atribuições e expectativas de serviço. Por exemplo, na unidade, os atos e prazos judiciais são cumpridos em até 72 horas, certidões de objeto e pé em até 24 horas e levantamento de valores em até 48 horas.
A gestão do talento humano é outra atribuição importantíssima dos líderes. “No decorrer dos trabalhos, conhecendo os perfis profissionais e pessoais de cada servidor, fui, na medida das necessidades, alocando cada qual à função mais adequada, de forma a conseguir não apenas melhorar a produtividade, como também motivar e contribuir para a autoestima de cada servidor ou servidora”, explica Maria Madalena. A escrevente Caroline Palazon Macedo, da equipe de cumprimento, é uma das responsáveis pela expedição de Mandados de Levantamento Eletrônico (MLE) e Alvarás de Levantamento de Valores. No Tribunal desde 2012 – e integrante da UPJ desde a instalação –, ela afirma ser recompensadora a atuação em uma área socialmente relevante, dada a importância de verbas alimentares, por exemplo, e na qual adquiriu expertise. “Ela sabe dar aula de levantamento de valores”, brinca Maria Madalena. Para Caroline, a “visão pragmática da gestão da unidade” é um dos diferenciais da coordenação.
Quando o time está coeso, os projetos são concluídos mais facilmente e, em razão da pandemia, os integrantes da UPJ decidiram acelerar a digitalização de processos. Em maio/20, o acervo físico era de 2.780 processos. Desde então a equipe converteu 2.506 processos físicos em digitais, ou seja, uma redução de 98%.
O juiz Luís Mauricio Sodré de Oliveira frisa o papel da liderança para uma gestão efetiva de pessoas. “Valendo-se de uma figura de linguagem pode-se dizer que o escrivão judicial/coordenador funciona tal como o sangue no sistema circulatório do corpo humano. É o responsável pelo transporte e distribuição de oxigênio e nutrientes às células, além de eliminar substâncias tóxicas e estabelecer relações entre as suas partes, contribuindo para o equilíbrio da temperatura e ajudando na defesa do organismo como um todo. Daí a importância e a necessidade de aprimoramento e valorização da função de escrivão judicial.”
Estudos da Secretaria da Primeira Instância (SPI) sobre as Unidades de Processamento Judicial mostram que, em todo o Estado, nos últimos anos, foi confirmada a expectativa criada à época do lançamento do modelo: houve ganho médio de 121% na produtividade mensal dos servidores, 46% na de magistrados e o tempo de tramitação dos processos caiu, em média, 62%.
“Não teria havido o mesmo sucesso se não houvesse a completa harmonia entre a coordenação e o juiz corregedor que, desde o primeiro momento, prestou seu irrestrito apoio, orientação firme e franca concordância com os objetivos e metas firmadas para a UPJ”, destaca Maria Madalena. “Se pudermos resumir o sucesso da implantação a uma palavra, esta seria confiança, conquistada entre os servidores da UPJ, junto aos juízes e seus gabinetes, junto aos advogados e, principalmente, junto aos jurisdicionados”, finaliza.
Saiba mais - O TJSP oferece instrumentos para quem quer se capacitar em gestão de pessoas. No portal de Educação Corporativa da Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP), o Moodle TJSP (acesso somente ao público interno), estão disponíveis cursos a distância sobre o tema. Já a Diretoria de Apoio aos Servidores (Daps) promove, periodicamente, palestras de especialistas, com tópicos como “Gestão com Empatia”, “Comunicação Não Violenta” e outros, listados na página de vídeos na intranet.
N.R.: texto originalmente publicado no DJE de 19/10/22.
Comunicação Social TJSP – GA (texto) / PS (fotos)
Siga o TJSP nas redes sociais:
www.facebook.com/tjspoficial
www.twitter.com/tjspoficial
www.youtube.com/tjspoficial
www.flickr.com/tjsp_oficial
www.instagram.com/tjspoficial
www.linkedin.com/company/tjesp