A Comissão de Gestão da Memória, atual denominação da Comissão Gestora de Arquivo, Memória e Gestão Documental, está prevista no artigo 37 da Resolução nº 859/21 e no artigo 46, inciso IX, do Regimento Interno do Tribunal de Justiça de São Paulo. A Comissão tem caráter permanente e é responsável pela coordenação das Políticas de Gestão Documental e de Memória do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo.
De acordo com o artigo 54 do Regimento Interno do TJSP, compete à Comissão: a) sugerir normas e providências para a guarda dos processos findos de primeira e segunda instâncias; b) velar pela formação do patrimônio histórico, a partir do arquivo geral de feitos; c) gerir o Programa de Gestão Documental e de resgate e preservação da memória institucional do Tribunal de Justiça, entre outras.
O parágrafo primeiro, do artigo 54 prescreve que “os documentos de relevante valor histórico e cultural existentes nos autos de processos findos serão recolhidos à guarda de arquivo especial, observadas as exigências legais”.
Em complementação às disposições do Regimento Interno, o artigo 39 da Resolução nº 859/21 dispõe que compete à Comissão: “I - coordenar e gerir as políticas de Gestão Documental e de Memória da instituição de acordo com a Resolução CNJ nº 324/2020 e os Manuais de Gestão de Memória e Documental do Poder Judiciário do Conselho Nacional de Justiça; II - fomentar a interlocução e a cooperação entre as áreas de Arquivo, Gestão Documental, Museu, Biblioteca e demais espaços de Memória deste Tribunal, estudando formas de organização administrativa dos respectivos setores; III - aprovar critérios de recebimento de doações, seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos de natureza museológica, arquivística ou bibliográfica, que comporão o acervo histórico permanente do Tribunal de Justiça; IV - promover intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares; V - coordenar a identificação dos bens, que comporão os acervos físico e virtual de preservação, por meio de inventários e registros, bem como a divulgação das informações relativas à Memória institucional; VI - zelar pela organização do arquivo histórico do Tribunal de Justiça em local com condições físicas e ambientais adequadas e pelo respectivo recolhimento dos documentos judiciais e administrativos de guarda permanente; VII - promover o acesso e a difusão dos bens culturais móveis e imóveis, materiais e imateriais, do Tribunal de Justiça, zelando pela atualização permanente do Portal da Memória; VIII - fomentar ações de capacitação de magistrados e servidores em questões relacionadas à Gestão Documental e à Gestão de Memória; IX - aprovar os instrumentos de Gestão Documental e de Memória, minutas de convênio e as solicitações de guarda externa de processos elimináveis formuladas perante a CPAD, promovendo o respectivo encaminhamento; X - fomentar a implementação de Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq para preservação do acervo digital relacionado à Memória institucional; XI - implementar as políticas de Gestão de Memória e Documental, acompanhar a aplicação das normas previstas nesta Resolução e propor as medidas corretivas, quando necessário; XII - propor normas complementares às políticas de Gestão de Memória e Documental e à presente Resolução.”
A composição atual da Comissão de Gestão da Memória é prevista pela Portaria nº 10.073/22
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Ao ano que antecedeu o centenário do Tribunal de Justiça, celebrado em 1974, remontam as primeiras iniciativas da Corte com a preservação da Memória institucional. Por meio da Portaria nº 1580/73, o então desembargador presidente Tácito Morbach de Góes Nobre do TJSP instituiu a Comissão Permanente de Colecionamento e Preservação de Material Ligado à Vida Judiciária do Estado, base do futuro Museu.
O artigo 54, do Regimento Interno do TJSP, aprovado em 30 de setembro de 1992 (DJE 8/12/92), previu, entre as comissões permanentes, a Comissão de Arquivo, à qual competia, nos termos do artigo 65, “editar normas para a preservação dos processos findos do Tribunal de Justiça e dos foros da Comarca de São Paulo, manifestar-se sobre pedidos de incineração de autos e supervisionar a formação do patrimônio histórico do Tribunal.”
O artigo 43, inciso IX, do Regimento Interno do TJSP de 2009 (DJE 2/10/09) previu a Comissão de Arquivo e Memória Bibliográfica, à qual competia, especialmente: “a) sugerir normas e providências para a guarda dos processos findos de primeira e segunda instâncias; b) emitir parecer sobre propostas de incineração de autos; c) velar pela formação do patrimônio histórico, a partir do arquivo geral de feitos.”
Pelo atual Regimento Interno do TJSP de 2013 (DJE 21/10/13), a comissão foi renomeada para Comissão Gestora de Arquivo, Memória e Gestão Documental.
O artigo 39 da Resolução CNJ nº 324/20 previu a obrigatoriedade de instituição de Comissão de Gestão da Memória pelos órgãos do Poder Judiciário.
Por fim, o artigo 37 da Resolução nº 859/2021 renomeou a comissão existente para Comissão de Gestão da Memória.
