PROVIMENTO CONJUNTO Nº 51/2021
(Processo nº 2018/00096835)
Implanta o fluxo de trabalho da Unidade de Processamento Judicial (UPJ) – 1ª a 4ª Varas do Juizado Especial da Fazenda Pública da Comarca da Capital
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA e o CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, no exercício de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO a implantação da Unidade de Processamento Judicial para atendimento das 1ª, 2ª, 3ª e 4ª Varas do Juizado Especial da Fazenda Pública da Comarca da Capital;
CONSIDERANDO a suspensão das atribuições dos Ofícios de Justiça afetos às citadas Varas;
CONSIDERANDO a necessidade de se adequar o fluxo de trabalho da estrutura criada até que a E. Corregedoria Geral da Justiça estabeleça Normas específicas para as UPJs;
RESOLVEM:
Artigo 1º - A Unidade de Processamento Judicial – UPJ, que realizará as atividades cartorárias das 1ª, 2ª, 3ª e 4ª Varas do Juizado Especial da Fazenda da Comarca da Capital e os Gabinetes dos Juízes de 1º Grau das respectivas varas observarão o fluxo de trabalho estabelecido neste provimento.
Artigo 2º - Compete ao escrivão judicial:
I. Coordenar e administrar a unidade de processamento judicial
II. Conferir e assinar expedientes
III. Acompanhar a produtividade dos servidores e das equipes
IV. Conferir os mandados de levantamento e certidões
V. Garantir o normal fluxo de trabalho, com disciplina, organização e estrito cumprimento dos horários de funcionamento
VI. Zelar para que não haja qualquer preferência na tramitação dos processos de uma vara em relação à outra, ressalvados os casos de urgência
VII. Abrir diariamente o e-mail institucional da unidade, encaminhando aos e-mails das varas respectivas todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/elaboradas pelo magistrado, como, por exemplo, os referentes à Agravo de Instrumento e notificando às equipes os assuntos que lhes forem competentes
VIII. Atender os juízes em exercício nos trabalhos relativos à unidade de processamento
IX. Abrir, controlar e encerrar os livros e classificadores da Unidade
X. Elaborar e encaminhar a frequência e avaliação de desempenho dos funcionários da Unidade, podendo delegar a tarefa, se o caso
Parágrafo único. Estão subordinados ao escrivão judicial os gestores das equipes da unidade.
Artigo 3º - Para desempenho de suas atividades, os escreventes, agentes e estagiários da unidade de processamento judicial serão divididos em três equipes, cada qual coordenada pelo respectivo gestor:
I. Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa
II. Equipe de Cumprimento de Processos Digitais
III. Equipe de Movimentação de Processos Digitais
Artigo 4º - A Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa será responsável pelo atendimento do público no balcão físico ou virtual, pelo portal de agendamento do TJSP e pelo e-mail institucional (atendimentos e atermações); pela digitalização dos autos físicos remanescentes da digitalização, que tenha a situação alterada para “em andamento”; guarda, carga e recebimento de processos físicos remanescentes até a total digitalização da unidade; pelo correio e malote.
§1º Compete ao gestor da Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa:
I. Coordenar os trabalhos da equipe
II. Proceder à guarda e escrituração dos livros e classificadores em uso pela equipe
III. Coordenar os agendamentos virtuais no site do TJSP e demais serviços de atendimento virtual
IV. Gerenciar a digitalização de documentos e processos, inclusive os prazos para destruição dos documentos, de acordo com as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça
V. Controlar o painel de editais
VI. Assinar mandado de levantamento e certidões, quando determinado pelo escrivão
VII. Auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado
§2º Compete à Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa:
I. Reduzir a termo os pedidos iniciais de partes sem advogado, designando data para sessão de conciliação e intimação imediata do autor
II. Receber, conferir e triar pedidos iniciais vindos pelo e-mail institucional (spjefaztriagem@tjsp.jus.br) ou outra forma de atendimento virtual, verificando se estão preenchidos os requisitos necessários; designar data para sessão de conciliação
III. Cadastrar todos os dados das partes, o objeto da ação e demais observações definidas pela Corregedoria Permanente, quando da atermação (cadastro inicial)
IV. Cadastrar a audiência designada na pauta do sistema informatizado;
V. Realizar o atendimento de balcão físico ou virtual, mediante revezamento diário ou semanal
VI. Gerar senha de acesso aos autos sempre que solicitado e se em termos
VII. O recebimento e competente andamento de autos físicos oriundos do Colégio Recursal
VIII. Digitalizar os processos físicos da unidade se o caso (processos redistribuídos e em grau de recurso quando de seu retorno do Colégio Recursal);
IX. Receber correio e malotes
X. Encaminhar os autos ao CEJUSC para designação de data de audiência de conciliação após as atermações, se o caso.
XI. Expedir as certidões de prática jurídica e de objeto e pé
Artigo 5º - A Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais será responsável pelo cumprimento das determinações judiciais.
§ 1º - Compete ao gestor da Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais:
I. Coordenar os trabalhos da equipe
II. Conferir, assinar pelo fluxo de documentos e tornar públicos os expedientes
III. Conferir e assinar mandados de levantamento
IV. Zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento
V. Monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato
VI. Elaborar modelos de documentos que atendam às necessidades da unidade
VII. Auxiliar as equipes de gabinetes na elaboração de modelos de grupo com atos vinculados
VIII. Auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado
§ 2º - Compete à Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais:
I. Tratar a fila do fluxo digital – Ag. Análise de Cartório Urgente, em face do art. 1.265 das NSCGJ
II. Tratar as seguintes filas dos subfluxos de documentos gerando o ato e expedindo o competente documento:
a. Ag. Análise: despacho, decisão interlocutória, sentença, termo de audiência e ato ordinatório
b. Ag. Cumprimento: despacho, decisão interlocutória, sentença, termo de audiência e ato ordinatório
III. Tratar a fila Ag. Emissão do subfluxo de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/rogatória; termo, alvará, auto, edital, formal, guia, certidão e diversos, expedindo os respectivos documentos, se o caso
IV. Intimar os peritos e demais auxiliares da justiça nomeados, gerando a senha de acesso aos autos, a qual deve acompanhar a intimação
V. Expedir certidão de honorários para advogados dativos
VI. Remover os atos que não pendem de cumprimento, das filas do subfluxo (decisão/despacho/sentença/termo de audiência/ato ordinatório)
VII. Gerenciar as tarjas dos processos
VIII. Elaborar cálculos quando a parte não for assistida por advogado e sobrevier de uma determinação judicial
IX. Cadastrar os incidentes de Cumprimento de Sentença e de Requisição de Pequeno Valor e Precatórios nos casos das atermações
Artigo 6º - A Equipe de Movimentação dos Processos Digitais será responsável pela publicação, pela juntada (petições aguardando cadastro) e pelo decurso de prazo.
§ 1º - Compete ao gestor da Equipe de Movimentação dos Processos Digitais:
I. Coordenar os trabalhos da equipe
II. Conferir, assinar pelo fluxo de documentos e tornar públicos os expedientes
III. Conferir e assinar mandados de levantamento
IV. Controlar o painel de editais
V. Zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento
VI. Monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato
VII. Gerenciar todas as filas de retorno, procedendo ao devido andamento aos feitos
VIII. Verificar, periodicamente, a fila de Processos Arquivados
IX. Elaborar modelos de atos ordinatórios
X. Auxiliar as equipes de gabinetes na elaboração de modelos de grupo com atos vinculados
XI. Administrar a digitalização de documentos, inclusive os prazos para destruição, de acordo com as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça
XII. Auxiliar o escrivão no que lhe for solicitado
§ 2º - Compete à Equipe de Movimentação dos Processos Digitais:
I. Tratar a fila “Ag. Impressão” do subfluxo de documentos: mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/rogatória; termo, alvará, auto, edital, formal, guia, certidão e diversos, imprimindo os respectivos documentos ou procedendo aos envios via e-mail quando o caso
II. Gerenciar as tarjas dos processos
III. Tratar as filas do subfluxo de petição intermediária, à exceção das filas “Ag. Análise – Execução de Sentença” e “Ag. Análise – Incidente Processual”
IV. Tratar as filas Ag. Devolução/Resposta e Ag. Decurso de Prazo do subfluxo de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/ rogatória; e citação/intimação/vista/Portal
V. Gerar relação e lauda de publicação, certificando sua ocorrência
VI. Cadastrar petições que não foram captadas pela juntada automática e/ou incidentes
VII. Verificar diariamente os prazos, de acordo com as datas de vencimento, certificando-se o seu decurso e, na sequência, dar andamento ao feito
VIII. Intimar partes e advogados para manifestação acerca do retorno e resposta de documentos
IX. Elaborar cálculos de preparo e remeter ao segundo grau, quando a atividade sobrevier de prazo decorrido
X. Juntar, dar tratamento e andamento nos pedidos recebidos via e-mail
XI. Encaminhar os autos para o Ministério Público, Defensoria Pública, Setor Técnico – Assistente Social e Psicologia e Distribuidor
XII. Intimar as partes sem advogado pessoalmente, por telefone, correio eletrônico ou videochamada
XIII. Tratar as seguintes filas de processo:
a. Ag. Análise do Cartório
b. Ag. Análise do Cartório - Urgente
c. Encaminhar para Publicação
d. Ag. Certificação da Publicação
e. Ag. Decurso de Prazo – Publicação
f. Ag. Hasta Pública - Leilão
g. Ag. Laudo
h. Ag. Decurso de Prazo
i. Retorno do Distribuidor
j. Retorno da Contadoria
k. Retorno Setor Técnico - Ass. Social
l. Retorno Setor Técnico - Psicologia
m. Processo Suspenso
n. Ag. Impressão
o. Ag. Avaliação
p. Processo Remetido por Movimentação
q. Processo em Grau de Recurso
r. Processos Recebidos do 2.º Grau – Diligência
s. Retorno do Segundo Grau – Recurso Eletrônico
t. Retorno do CEJUSC
u. RPV – Ag. Envio do Ofício para Entidade Devedora
v. RPV – Ag. Pagamento Entidade Devedora
w. DEPRE – Ag. Pagamento
Artigo 7º - Compete aos gabinetes:
I. Elaborar minutas de despachos, decisões e sentenças
II. Emitir atos ordinatórios nos processos digitais das filas de sua atribuição
III. Realizar as pesquisas deferidas pelo juiz (RENAJUD, SISBAJUD, TRE, INFOJUD/ INFOSEG, SERASAJUD, ARISP etc.)
IV. Tratar as seguintes filas de processo:
a. Inicial – Ag. Análise do Cartório
b. Inicial – Ag. Análise do Cartório – Urgente
c. Entrados com Sigilo Absoluto
d. Conclusos – Despacho
e. Conclusos – Decisão Interlocutória
f. Conclusos – Sentença
g. Conclusos – Urgente
h. Conclusos – Minuta
i. Sisbajud – Conclusos – Decisão
j. Sisbajud – Bloquear Valor
k. Sisbajud – Ag. Resposta
l. Sisbajud – Ag. Transferência
m. Pesquisas
n. Petição juntada – aguardando análise
o. Ag. Audiência
p. Ag. Análise Complemento Peticionamento
V. Tratar as seguintes filas do subfluxo de petição intermediária:
a) Ag. Análise – Execução de Sentença
b) Ag. Análise – Incidente Processual
VI. Manter atualizados todos os dados cadastrais dos processos digitais no sistema informatizado após as análises das petições iniciais e intermediárias
VII. Criar os modelos de grupo, devendo:
a. preencher o nome do documento (que deve corresponder ao teor do documento)
b. vincular a movimentação específica
c. marcar o check-box de assinatura do juiz
d. vincular o(s) ato(s) correspondente(s), inclusive os de encaminhamento aos Portais
e. selecionar o teor do documento (complemento da movimentação: Ctrl+M) para fins de publicação e emissão, quando necessária, de documentos
VIII. Preencher/encaminhar mensalmente a planilha do Movimento Judiciário
IX. Cadastrar o objeto da ação, quando da análise da inicial
X. Tornar publicáveis as movimentações das decisões de bloqueio, após a efetivação do ato
XI. Cadastrar as audiências na pauta virtual, se designadas através despacho ou decisão judicial, monitorando os processos nos termos do art. 148 das NSCGJ
XII. Importar eventuais mídias de gravação de audiências para o sistema informatizado
XIII. Monitorar a assinatura de expediente dos magistrados, diariamente
XIV. Vincular tarja de urgente para os casos de decisões urgentes a serem cumpridas, bem como removê-las quando verificada que a urgência não é mais existente
XV. Abrir diariamente o e-mail institucional da Vara, tratando todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/aprovadas pelo magistrado, como os referentes a Agravo de Instrumento e encaminhar ao e-mail da UPJ aqueles cujas providências sejam exclusivamente da unidade
XVI. Providenciar as queimas das guias quando da análise de petições
XVII. Cadastrar o processo no portal de peritos, quando de sua nomeação.
Artigo 8º - As equipes da UPJ e os Gabinetes deverão gerenciar os processos digitais em que estiverem trabalhando, independentemente de quais filas se encontrarem, removendo as cópias das filas e/ou encerrando os atos, se o caso, gerenciando tarjas e atualizando dados cadastrais, de modo a mantê-los regulares para as atividades subsequentes.
Artigo 9º - Para as audiências presenciais caberá ao magistrado a designação de um dos escreventes do seu Gabinete para recepção do público das audiências e apoio para sua realização e serão obrigatoriamente realizadas nas salas especificamente designadas para este fim.
§ 1º - A pauta de audiências será disponibilizada aos gabinetes para designação de audiências em datas e horários disponíveis, evitando-se o agendamento para utilização da mesma sala, no mesmo dia e hora já utilizados por outro magistrado.
Artigo 10º - A Corregedoria Permanente da unidade de processamento judicial será exercida, exclusivamente, por um dos juízes das varas envolvidas no projeto, indicado pelo Corregedor Geral da Justiça.
§ 1º - Compete ao Juiz Corregedor Permanente da unidade de processamento judicial as apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos relativos aos servidores da unidade.
§ 2º - O Corregedor Permanente da unidade apresentará, mensalmente, relatórios das atividades à coordenação do projeto “UPJ - Unidade de Processamento Judicial”, composta por juízes assessores da Corregedoria Geral da Justiça e da Presidência do Tribunal de Justiça durante os primeiros 180 dias após a instalação.
Artigo 11º - Compete ao juiz de direito, em relação aos servidores lotados no seu Gabinete:
I - as apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos;
II - a elaboração e o encaminhamento das frequências e avaliações de desempenho.
Artigo 12º - O escrivão da unidade de processamento judicial, com auxílio dos gestores, apresentará, mensalmente, ao Juiz Corregedor Permanente relatório das atividades, que conterá:
I - identificação dos serviços menos desenvolvidos ou deficitários;
II - propositura e definição das medidas necessárias ao seu aprimoramento;
III - avaliação das medidas implantadas.
Parágrafo único - O escrivão da unidade de processamento judicial reportar-se-á ao Juiz Corregedor Permanente para orientação acerca das questões administrativas relativas à unidade.
Artigo 13º - O Comitê Gestor, presidido pelo Juiz Corregedor Permanente e composto por um juiz em exercício de cada vara abrangida pelo projeto, se reunirá mensalmente para avaliar e ajustar as atividades do cartório e dos gabinetes, bem como para elaborar propostas a serem encaminhadas à Coordenação.
Artigo 14º - Será mantida a identificação dos processos de cada uma das varas e seus respectivos magistrados.
Artigo 15º - Aplicam-se subsidiariamente a este provimento as normas de serviço da Corregedoria Geral da Justiça.
Parágrafo único - Os casos omissos serão resolvidos pela coordenação do projeto ou pela Corregedoria Geral da Justiça.
Artigo 16º – A Unidade de Processamento Judicial iniciará suas atividades no dia 01 de dezembro de 2021.
Artigo 17º - Este Provimento Conjunto entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos a partir do início das atividades da UPJ – 1ª, 2ª, 3ª e 4ª Varas do Juizado Especial da Fazenda Pública da Comarca da Capital, revogadas as disposições em contrário.
REGISTRE-SE. PUBLIQUE-SE. CUMPRA-SE.
São Paulo, 29 de novembro de 2021.
Des. GERALDO FRANCISCO PINHEIRO FRANCO
Presidente do Tribunal de Justiça Des. RICARDO MAIR ANAFE
Corregedor-Geral da Justiça.
