PROVIMENTO CONJUNTO Nº 142/2024
Altera o fluxo de trabalho da Unidade de Processamento Judicial (UPJ) – 7ª a 11ª Varas da Família e Sucessões do Foro Regional II – Santo Amaro da Comarca da Capital.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA e o CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA, no exercício de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO a reestruturação da Unidade de Processamento Judicial para atendimento das 7ª a 11ª Varas da Família e Sucessões do Foro Regional II – Santo Amaro, da Comarca da Capital;
CONSIDERANDO o disposto no Provimento Conjunto nº 10/2015, alterado recentemente pelo Provimento Conjunto nº 130/2024;
CONSIDERANDO, finalmente, o decidido no expediente CPA nº 2024/36278.
RESOLVEM:
Artigo 1º - A Unidade de Processamento Judicial - UPJ, que realizará as atividades cartorárias das 7ª a 11ª Varas da Família e Sucessões do Foro Regional II - Santo Amaro da Comarca da Capital e os Gabinetes dos Juízes de 1º Grau das respectivas varas passarão a observar o fluxo de trabalho estabelecido neste provimento.
Artigo 2º - Compete ao Coordenador da UPJ:
I. Coordenar e administrar a unidade de processamento judicial;
II. Conferir e assinar expedientes;
III. Acompanhar a produtividade dos servidores e das equipes;
IV. Conferir os mandados de levantamento eletrônico ou alvarás;
V. Garantir o normal fluxo de trabalho, com disciplina, organização e estrito cumprimento dos horários de funcionamento;
VI. Zelar para que não haja qualquer preferência na tramitação dos processos de uma vara em relação à outra, ressalvados os casos de urgência;
VII. Abrir diariamente o e-mail institucional da unidade, podendo delegar ao Gestor da Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa, encaminhando aos e-mails das Varas respectivas todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/elaboradas pelo magistrado, como, por exemplo, os referentes à Agravo de Instrumento e notificando às equipes os assuntos que lhes forem competentes;
VIII. Assessorar os juízes em exercício nos assuntos relacionados à unidade de processamento judicial;
IX. Abrir, controlar e encerrar os livros e classificadores da unidade;
X. Elaborar e encaminhar a frequência e avaliação de desempenho dos funcionários da unidade de processamento judicial;
Parágrafo único. Estão subordinados ao Coordenador da UPJ os gestores das equipes da unidade.
Artigo 3º - Para desempenho de suas atividades, os escreventes, agentes e estagiários da unidade de processamento judicial serão divididos em três equipes, cada qual dirigida pelo respectivo gestor:
I. Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa;
II. Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais;
III. Equipe de Movimentação dos Processos Digitais.
Artigo 4º - Compete à Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa:
I. Carga e recebimento de documentos e processos físicos, realizando o transporte entre setores se necessário;
II. Arquivamento e desarquivamento de processos físicos;
III. Correio e malote;
IV. Atendimento de balcão físico ou virtual, mediante revezamento diário ou semanal;
V. Digitalizar os processos físicos redistribuídos e os em grau de recurso quando de seu retorno;
VI. Digitalizar documentos recebidos fisicamente, liberando-os nos autos digitais, procedendo ao devido andamento;
VII. Tratar dos e-mails recebidos pela unidade, juntando os documentos nos autos digitais, procedendo ao devido andamento processual;
VIII. Gerar senha de acesso aos autos sempre que solicitado e se em termos;
IX. Expedir as certidões de objeto e pé solicitadas em atendimento.
Parágrafo único. Compete ao gestor da Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa:
I. Dirigir os trabalhos da equipe;
II. Proceder à guarda e escrituração dos livros e classificadores em uso pela equipe;
III. Dirigir os agendamentos virtuais no site do TJSP e demais serviços de atendimento virtual;
IV. Gerenciar a digitalização de documentos e processos, inclusive os prazos para destruição, de acordo com as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça;
V. Controlar o painel de editais;
VI. Assinar mandados de levantamento eletrônico, alvarás e certidões, quando determinado pelo coordenador da UPJ;
VII. Quando delegado pelo Coordenador da UPJ, abrir diariamente o e-mail institucional da unidade, encaminhando aos e-mails das Varas respectivas todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/elaboradas pelo magistrado, como, por exemplo, os referentes à Agravo de Instrumento e notificando às equipes os assuntos que lhes forem competentes;
VIII. Auxiliar o Coordenador da UPJ no que lhe for solicitado.
Artigo 5º - Compete à Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais:
I. Tratar a fila do fluxo digital - "Ag. Análise de Cartório Urgente" em face do art. 1.265 das NSCGJ;
II. Tratar as filas "Ag. Análise" do subfluxo de documentos: despacho, decisão interlocutória, sentença, termo de audiência e ato ordinatório, gerando o ato e expedindo o competente documento;
III. Tratar a fila "Ag. Impressão" do subfluxo de documentos: mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/rogatória; termo, alvará, auto, edital, formal, guia, certidão e diversos, imprimindo os respectivos documentos ou procedendo os envios via e-mail, quando o caso;
IV. Tratar a fila "Ag. Emissão" do subfluxo de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/ rogatória; termo, alvará, auto, edital, formal, guia, certidão e diversos, expedindo os respectivos documentos, se o caso;
V. Tratas as seguintes filas de processo:
a. Sisbajud - Bloquear Valor;
b..Sisbajud - Ag. Resposta;
c. Sisbajud - Ag. Transferência;
d. Pesquisas;
VI. Remover os atos que não pendem de cumprimento, das filas do subfluxo (decisão/despacho/sentença/termo de audiência/ ato ordinatório);
VII. Gerenciar as tarjas dos processos;
VIII. Emitir atos ordinatórios nos processos digitais das filas de sua atribuição.
IX. Intimar os peritos e demais auxiliares da justiça nomeados, gerando a senha de acesso aos autos, a qual deve acompanhar a intimação;
X. Realizar as pesquisas deferidas pelo juiz (RENAJUD, SISBAJUD, TRE, INFOJUD/ INFOSEG, SERASAJUD, ARISP etc.);
Parágrafo único. Compete ao gestor da Equipe de Cumprimento de Processos Digitais:
I. Dirigir os trabalhos da equipe;
II. Conferir, assinar pelo fluxo de documentos e tornar públicos os expedientes;
III. Conferir mandados de levantamento eletrônico;
IV. Zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento;
V. Monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato;
VI. Elaborar modelos de atos ordinatórios;
VII. Auxiliar as equipes de gabinetes na elaboração de modelos de grupo com atos vinculados;
VIII. Auxiliar o coordenador da UPJ no que lhe for solicitado.
Artigo 6º - Compete à Equipe de Movimentação dos Processos Digitais:
I. Tratar as seguintes filas de processo:
a. Ag. Análise do Cartório;
b. Ag. Análise do Cartório - Urgente;
c. Encaminhar para Publicação;
d. Ag. Certificação da Publicação;
e. Ag. Decurso de Prazo - Publicação;
f. Ag. Hasta Pública - Leilão;
g. Ag. Laudo;
h. Ag. Decurso de Prazo;
i. Retorno do Distribuidor;
j. Retorno Setor Técnico - Ass. Social;
k. Retorno Setor Técnico - Psicologia;
l. Processo Suspenso;
m. Ag. Impressão;
n. Ag. Avaliação;
o. Processo em Grau de Recurso;
p. Processos Recebidos do 2.º Grau - Diligência;
q. Retorno do Segundo Grau - Recurso Eletrônico;
r. Retorno do Cejusc.
II. Tratar o subfluxo de petição intermediária;
III. Tratar as filas Ag. Devolução/Resposta e Ag. Decurso de Prazo do subfluxo de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/ rogatória; e citação/intimação/vista/Portal;
IV. Tratar das filas de trabalho do fluxo de custas;
V. Gerar lauda de publicação e certificar sua ocorrência nos casos de envio manual à publicação;
VI. Cadastrar petições que não foram captadas pela juntada automática e/ou incidentes;
VII. Verificar diariamente os prazos, de acordo com as datas de vencimento, certificando-se o seu decurso e dar andamento ao feito;
VIII. Encaminhar os autos ao Setor de Conciliação para designação de data de audiência de conciliação;
IX. Encaminhar os autos para o Ministério Público, Defensoria Pública, Setor Técnico - Assistente Social e Psicologia e Distribuidor;
X. Remover os atos que não pendem de cumprimento, das filas do subfluxo (decisão/despacho/sentença).
XI. Intimar partes e advogados para manifestação acerca do retorno e resposta de documentos;
XII. Elaborar cálculos de preparo e remeter ao segundo grau, quando a atividade sobrevier de prazo decorrido;
XIII. Emitir atos ordinatórios nos processos digitais das filas de sua atribuição.
Parágrafo único. Compete ao gestor da Equipe de Movimentação dos Processos Digitais:
I. Dirigir os trabalhos da equipe;
II. Conferir e assinar expedientes, inclusive mandados de levantamento, quando determinado pelo coordenador da UPJ;
III. Gerenciar todas as filas de retorno, procedendo ao devido andamento aos feitos;
IV. Zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento;
V. Monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato;
VI. Verificar, periodicamente, a fila de Processos Arquivados;
VII. Auxiliar o coordenador da UPJ no que lhe for solicitado.
Artigo 7º - Compete às Equipes de Gabinetes:
I. Elaborar minutas de despachos, decisões e sentenças;
II. Emitir atos ordinatórios nos processos digitais das filas de sua atribuição;
III. Tratar as seguintes filas de processo:
a. Inicial - Ag. Análise do Cartório;
b. Inicial - Ag. Análise do Cartório - Urgente;
c. Entrados com Sigilo Absoluto;
d. Conclusos - Despacho;
e. Conclusos - Decisão Interlocutória;
f. Conclusos - Sentença;
g. Conclusos - Urgente;
h. Conclusos Minuta;
i. Sisbajud - Conclusos - Decisão;
j. Petição juntada - aguardando análise
k. Ag. Audiência
l. Ag. Análise Complemento Peticionamento
IV. Manter atualizados todos os dados cadastrais dos processos digitais no sistema informatizado após as análises das petições iniciais e intermediárias;
V. Criar os modelos de grupo, devendo:
a. preencher o nome do documento (que deve corresponder ao teor do documento);
b. vincular a movimentação específica;
c. vincular o(s) ato(s) correspondente(s), inclusive os de encaminhamento aos Portais;
d. selecionar o teor do documento (complemento da movimentação - Ctrl+M) para fins de publicação e emissão, quando necessária, de documentos;
d. marcar o check box "não emitir atos" quando, no modelo, não houver atos a serem cumpridos pelo cartório;
VI. Preencher/encaminhar, mensalmente, a planilha do Movimento Judiciário do respectivo gabinete;
VII. Cadastrar o objeto da ação, quando da análise da inicial;
VIII. Tornar publicáveis - na tela de movimentação unitária - as decisões de bloqueio, após a efetivação do ato;
IX. Cadastrar as audiências na pauta virtual, se designadas através despacho ou decisão judicial, monitorando os processos nos termos do art. 148 das NSCGJ;
X. Importar eventuais mídias de gravação de audiências para o sistema informatizado;
XI. Monitorar a assinatura de expediente dos magistrados, diariamente;
XII. Vincular tarja de urgente para os casos de decisões urgentes a serem cumpridas, bem como removê-las quando verificada que a urgência não é mais existente;
XIII. Abrir diariamente o e-mail institucional da Vara, tratando todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/ aprovadas pelo magistrado, como os referentes a Agravo de Instrumento e encaminhar ao e-mail da UPJ aqueles cujas providências sejam exclusivamente da unidade.
XIV. Monitorar as queimas das guias quando da análise de petições;
XV. Cadastrar o processo no portal de peritos, quando de sua nomeação;
XVI. Elaborar cálculos de preparo e remeter o processo ao segundo grau, quando a atividade sobrevier da análise de petição intermediária;
XVII. Elaboração de cálculos simples (Portaria 10.185/2022).
Artigo 8º - As equipes da UPJ e dos Gabinetes deverão gerenciar os processos digitais em que estiverem trabalhando, independentemente de quais filas se encontrarem, removendo as cópias das filas e/ou encerrando os atos, se o caso, gerenciando tarjas e atualizando dados cadastrais, de modo a mantê-los regulares para as atividades subsequentes.
Artigo 9º - Para as audiências presenciais caberá ao magistrado a designação de um dos escreventes do seu Gabinete para recepção do público das audiências e apoio para sua realização e serão obrigatoriamente realizadas nas salas especificamente designadas para este fim.
Parágrafo único - A pauta de audiências será disponibilizada aos gabinetes para designação de audiências em datas e horários disponíveis, evitando-se o agendamento para utilização da mesma sala, no mesmo dia e hora já utilizados por outro magistrado.
Artigo 10 - A Corregedoria Permanente da unidade de processamento judicial será exercida, exclusivamente, por um dos juízes das varas envolvidas no projeto, indicado pelo Corregedor Geral da Justiça.
§ 1º - Compete ao Juiz Corregedor Permanente da unidade de processamento judicial as apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos relativos aos servidores da unidade.
§ 2º - O Corregedor Permanente da unidade apresentará mensalmente, relatórios das atividades à coordenação do projeto "UPJ - Unidade de Processamento Judicial", composta por juízes assessores da Corregedoria Geral da Justiça e da Presidência do Tribunal de Justiça durante os primeiros 180 dias após a instalação.
Artigo 11 - Compete ao juiz de direito, em relação aos servidores lotados no seu Gabinete:
I - As apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos;
II - A elaboração e o encaminhamento das frequências e avaliações de desempenho.
Artigo 12 - O coordenador da unidade de processamento judicial, com auxílio dos gestores, apresentará, mensalmente, ao Juiz Corregedor Permanente relatório das atividades, que conterá:
I. Identificação dos serviços menos desenvolvidos ou deficitários;
II. Propositura e definição das medidas necessárias ao seu aprimoramento;
III. Avaliação das medidas implantadas.
Parágrafo único - O coordenador da unidade de processamento judicial reportar-se-á ao Juiz Corregedor Permanente para orientação acerca das questões administrativas relativas à unidade.
Artigo 13 - O Comitê Gestor, presidido pelo Juiz Corregedor Permanente e composto por um juiz em exercício de cada vara abrangida pelo projeto, se reunirá mensalmente para avaliar e ajustar as atividades do cartório e dos gabinetes, bem como para elaborar propostas a serem encaminhadas à Coordenação.
Artigo 14 - Será mantida a identificação dos processos de cada uma das varas e seus respectivos magistrados.
Artigo 15 - Aplicam-se subsidiariamente a este provimento as normas de serviço da Corregedoria Geral da Justiça.
Parágrafo único - Os casos omissos serão resolvidos pela coordenação do projeto ou pela Corregedoria Geral da Justiça.
Artigo 16 - Este Provimento Conjunto entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos a partir de 20 de agosto de 2024, revogadas as disposições em contrário, em especial o Provimento Conjunto nº 10/2015.
REGISTRE-SE. PUBLIQUE-SE. CUMPRA-SE.
São Paulo, 18 de julho de 2024.
(a) FERNANDO ANTONIO TORRES GARCIA
Presidente do Tribunal de Justiça
(a) FRANCISCO EDUARDO LOUREIRO
Corregedor Geral da Justiça
