PROVIMENTO CONJUNTO Nº 166/2024
CPA 2024/109774
Implanta o fluxo de trabalho da Unidade de Processamento Judicial (UPJ) — 1ª a 5ª Varas Criminais da Comarca de Santos
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA e o CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA, no exercício de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO a implantação da Unidade de Processamento Judicial para atendimento das 1ª, 2ª, 3ª, 4ª e 5ª Varas Criminais da Comarca de Santos;
CONSIDERANDO a suspensão das atribuições dos Ofícios de Justiça afetos às citadas Varas;
CONSIDERANDO a necessidade de se adequar o fluxo de trabalho da estrutura criada até que a E. Corregedoria Geral da Justiça estabeleça Normas específicas para as UPJs;
RESOLVEM:
Art. 1º - A Unidade de Processamento Judicial - UPJ, que realizará as atividades cartorárias das 1ª, 2ª, 3ª, 4ª e 5ª Varas Criminais da Comarca de Santos, e os Gabinetes dos Juízes de 1º Grau das respectivas varas observarão o fluxo de trabalho estabelecido neste provimento.
Artigo 2º - Compete ao Coordenador da UPJ:
I - Coordenar e administrar a unidade de processamento judicial;
II - Conferir e assinar expedientes;
III - Acompanhar a produtividade dos servidores e das equipes;
IV - Conferir os mandados de levantamento eletrônico ou alvarás;
V - Garantir o normal fluxo de trabalho, com disciplina, organização e estrito cumprimento dos horários de funcionamento;
VI - Zelar para que não haja qualquer preferência na tramitação dos processos de uma vara em relação à outra, ressalvados os casos de urgência;
VII - Abrir diariamente o e-mail institucional da unidade, podendo delegar ao Gestor da Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa, encaminhando aos e-mails das Varas respectivas todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/ elaboradas pelo magistrado, como, por exemplo, os referentes às informações solicitadas em Habeas Corpus e notificando às equipes os assuntos que lhes forem competentes;
VIII - Atender os juízes em exercício nos trabalhos relativos à unidade de processamento;
IX - Abrir, controlar e encerrar os livros e classificadores da Unidade;
X - Elaborar e encaminhar a frequência e avaliação de desempenho dos funcionários da unidade.
Parágrafo único. Estão subordinados ao Coordenador da UPJ os gestores das equipes da unidade.
Artigo 3º - Para desempenho de suas atividades, os escreventes técnicos judiciários, agentes administrativos e estagiários da unidade de processamento judicial serão divididos em três equipes, cada qual coordenada pelo respectivo gestor:
I - Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa;
II - Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais;
III - Equipe de Movimentação dos Processos Digitais.
Artigo 4º - A Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa será responsável pelo atendimento ao público no balcão físico ou virtual, pelo portal de agendamento do TJSP; pelo e-mail institucional da unidade quando delegado pelo Coordenador da UPJ; pela digitalização dos autos físicos redistribuídos e os retornados do 2º Grau; pela guarda, carga, recebimento e desarquivamento de processos físicos remanescentes até a total digitalização da unidade; pelo correio, malote e recebimento de objetos.
§ 1º Compete ao gestor da Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa:
I - Coordenar os trabalhos da equipe;
II - Proceder à guarda e escrituração dos livros e classificadores em uso pela equipe;
III - Coordenar os agendamentos virtuais no site do TJSP e demais serviços de atendimento virtual;
IV - Gerenciar a digitalização de documentos e processos, inclusive os prazos para destruição, de acordo com as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça;
V - Controlar o painel de editais;
VI – Assinar alvarás de levantamento e certidões, quando determinado pelo Coordenador da UPJ;
VII - Quando delegado pelo Coordenador da UPJ, abrir diariamente o e-mail institucional da unidade, encaminhando aos e-mails das Varas respectivas todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/elaboradas pelo magistrado, como, por exemplo, os referentes às informações solicitadas em Habeas Corpus e notificando às equipes os assuntos que lhes forem competentes;
VIII – Gestão dos objetos recebidos em cartório;
IX – Auxiliar o Coordenador da UPJ no que lhe for solicitado.
§ 2º Compete à Equipe de Atendimento ao Público e Movimentação Administrativa:
I – Carga e recebimento de documentos e processos físicos, realizando o transporte entre setores se necessário;
II – Arquivamento e desarquivamento de processos físicos;
III – Correio e malote;
IV – Atendimento de balcão físico ou virtual, mediante revezamento diário ou semanal;
V – Digitalizar os processos físicos redistribuídos e os em grau de recurso quando de seu retorno;
VI – Digitalizar documentos recebidos fisicamente, liberando-os nos autos digitais, procedendo ao devido andamento processual;
VII – Tratar dos e-mails recebidos pela unidade, juntando os documentos nos autos digitais, procedendo ao devido andamento processual;
VIII – Gerar senha de acesso aos autos sempre que solicitado e se em termos;
IX – Expedir as certidões de objeto e pé solicitadas em atendimento;
X – Andamento e cumprimento dos expedientes investigatórios que permanecerem físicos;
XI – Tratar as filas e conferir os processos, procedendo ao devido andamento processual:
a. Recebidos do MP – Processo Digitalizado;
b. Recebidos do MP – Apenso Digitalizado;
c. Recebidos da Central Facilitadora MP – Correção;
d. Processo Suspenso – Art. 89 da Lei 9.099/95.
Artigo 5º - A Equipe de Cumprimento dos Processos Digitais será responsável pelo cumprimento das determinações judiciais nos processos digitais.
§ 1º - Compete ao gestor da Equipe de Cumprimento de Processos Digitais:
I – Coordenar os trabalhos da equipe;
II – Conferir, assinar pelo fluxo de documentos e tornar públicos os expedientes;
III – Conferir mandados de levantamento eletrônico;
IV – Zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento;
V – Monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato;
VI – Elaborar modelos de atos ordinatórios e documentos utilizados por sua equipe no desempenho de suas atribuições;
VII – Zelar pela priorização no cumprimento das audiências do juízo;
VIII – Auxiliar as equipes de gabinetes na elaboração de modelos de grupo com atos vinculados;
IX – Auxiliar o Coordenador da UPJ no que lhe for solicitado.
§ 2º - Compete à Equipe de Cumprimento de Processos Digitais:
I – Tratar a fila do fluxo digital – Ag. Análise de Cartório Urgente, em face do art. 1.265 das NSCGJ;
II – Tratar as filas Ag. Análise do subfluxo de documentos: despacho, decisão interlocutória, sentença, termo de audiência e ato ordinatório, gerando o ato e expedindo o competente documento;
III – Tratar a fila Ag. Impressão do subfluxo de documentos: carta, carta precatória/rogatória, mandado, mandados – outros, contramandado de prisão, alvará, formal, auto, certidão, edital, guia, ofício, termo e diversos, imprimindo os respectivos documentos ou procedendo os envios via e-mail, quando o caso;
IV – Tratar a fila “Ag. Emissão” do subfluxo de documentos: carta, carta precatória/rogatória, mandado, mandados – outros, contramandado de prisão, alvará, formal, auto, certidão, edital, guia, ofício, termo e diversos, expedindo os respectivos documentos, se o caso;
V – Tratar as filas “Ag. Seleção de Peças” e “Ag. Envio ao Juízo Deprecado” do subfluxo “Carta Precatória/Rogatória”;
VI – Tratar a fila “Pesquisas”;
VII – Remover os atos que não pendem de cumprimento, das filas do subfluxo (decisão/despacho/sentença/termo de audiência/ato ordinatório);
VIII – Tratar a fila Guias de Execução – Ag. Envio e o subfluxo Guia de Execução Criminal;
IX – Gerenciar as tarjas dos processos;
X – Intimar os peritos e demais auxiliares da justiça nomeados, gerando a senha de acesso aos autos, a qual deve acompanhar a intimação;
XI - Realizar o imediato cadastro de eventos no histórico de partes;
XII- Realizar a evolução de classe;
XIII – Priorizar o cumprimento das audiências designadas no juízo.
XIV - Realizar as pesquisas deferidas pelo juiz (RENAJUD, SISBAJUD, TRE, INFOJUD/ INFOSEG, SERASAJUD, ARISP etc.).
Artigo 6º - A Equipe de Movimentação dos Processos Digitais será responsável pela publicação, juntada (petições aguardando cadastro) e decurso de prazo nos processos digitais:
§ 1º - Compete ao gestor da Equipe de Movimentação dos Processos Digitais:
I – Coordenar os trabalhos da equipe;
II – Conferir e assinar expedientes, inclusive mandados de levantamento, quando determinado pelo Coordenador da UPJ;
III – Gerenciar todas as filas de retorno, procedendo ao devido andamento aos feitos;
IV – Zelar para que todas as filas do fluxo digital tenham regular andamento;
V – Monitorar a fila Ag. Encerramento do Ato;
VI – Verificar, periodicamente, a fila de Processos Arquivados;
VII – Auxiliar o Coordenador da UPJ no que lhe for solicitado
§ 2º - Compete à Equipe de Movimentação dos Processos Digitais:
I – Tratar as seguintes filas do fluxo digital:
a. Inicial — Ag. Análise do Cartório
b. Inicial - Ag. Digitalização;
c. Digitalizados – Inicial;
d. Digitalizados - Ag. Análise;
e. Pedido de Dilação de Prazo;
f. Ag. Análise do Cartório;
g. Ag. Análise do Cartório Urgente;
h. Encaminhar para Publicação;
i. Ag. Certificação da Publicação;
j. Ag. Decurso de Prazo – Publicação
k. Ag. Laudo;
l. Ag. Decurso de Prazo;
m. Ag. Prisão;
n. Ag. Execução – Pena de Multa;
o. Ag. Início da Execução – ANPP;
p. Retorno do Distribuidor;
q. Retorno Setor Técnico – Assis. Social;
r. Retorno Setor Técnico – Psicologia;
s. Retorno Setor de Perícias – Psiquiatria;
t. Ag. Digitalização;
u. Processo Recebidos do 2º Grau – Diligência;
v. Processo em Grau de Recurso;
w. Retorno do Segundo Grau – Recurso Eletrônico;
x. Processo Suspenso – Art. 366 CPP;
y. Processo Suspenso – Art. 89 da Lei 9.099/95;
z. Retorno do Distribuidor;
aa. Processo Entrado por Redistribuição;
bb. Ag. Análise – Informações do Juízo Deprecado;
cc. Ag. Análise – Informações do Juízo Deprecante;
dd. Solicitação de Cancelamento de Baixa;
ee. Ag. Avaliação;
ff. Ag. Impressão;
gg. Emissão de Ato Ordinatório;
hh. Processo Ag. Alterar a Competência - BNMP;
ii. Guia de Execução– Alterar competência – BNMP;
jj. Medida Cautelar em Vigor.
II - Na fila “Inicial -Ag. Análise de Cartório” realizar saneamento do processo, procedendo ao cadastro do objeto da ação, evolução de classe, cadastro dos objetos e verificar a situação dos documentos no BNMP, regularizando-os se o caso;
III- Cadastrar petições que não foram captadas pela juntada automática e/ou incidentes e recursos;
IV - Tratar o subfluxo de petição intermediária;
V - Tratar as filas “Ag. Devolução”, “Ag. Resposta” e “Ag. Decurso de Prazo” e “Ag. Análise - Prazo Expirado” dos subfluxos de documentos mandado; mandados - outros; ofício; carta; carta precatória/rogatória; alvará e citação/intimação/vista/portal;
VI - Tratar as filas “Ag. Análise de Ars não cumpridos” e “ARs Rejeitados” do subfluxo de documentos carta;
VII - Tratar as filas “Ag. Análise – Mandados recebidos da Central” e “Ag. Análise – Devolvido para Regularização” do subfluxo de documentos mandado;
VIII – Verificar as filas “Previsão de prescrição” e “Prescritos” do subfluxo “Acompanhamento criminal”;
IX - Gerar lauda de publicação e certificar sua ocorrência nos casos de envio manual à publicação
X - Verificar diariamente os prazos, de acordo com as datas de vencimento, certificando-se o seu decurso e dar andamento ao feito;
XI - Encaminhar os autos para o Ministério Público, Defensoria Pública, Contador, Partidor, Setor Técnico - Assistente Social e Psicologia e Distribuidor;
XII - Remover os atos que não pendem de cumprimento, das filas do subfluxo (decisão/despacho/sentença) quando da análise do processo na fila “ag. Decurso Prazo- Publicação”.
XIII - Intimar partes e advogados para manifestação acerca do retorno e resposta de documentos;
XIV - Elaborar cálculos de preparo e remeter ao segundo grau, quando a atividade sobrevier de prazo decorrido;
XV- Juntar e dar andamento aos pedidos recebidos via e-mail;
XVI - Emitir atos ordinatórios nos processos digitais das filas de sua atribuição
XVII - Tornar publicável – no campo movimentação – as decisões sem visibilidade externa, após a efetivação do ato.
XVIII - Realizar o imediato cadastro de eventos no histórico de partes nos processos digitais das filas de sua atribuição;
XIX- Realizar a evolução de classe nos processos digitais das filas de sua atribuição
Artigo 7º - Compete às Equipes de Gabinetes:
I- Elaborar minutas de despachos, decisões e sentenças;
II - Emitir atos ordinatórios nos processos digitais das filas de sua atribuição;
III - Tratar as seguintes filas de processo:
a. Inicial — Ag. Análise do Cartório — Urgente;
b. Inicial – Medidas Cautelares;
c. Conclusos - Minuta;
d. Conclusos — Despacho;
e. Conclusos — Decisão Interlocutória;
f. Conclusos — Sentença;
g. Conclusos - Urgente;
h. Petição juntada — Aguardando análise;
i. Ag. Audiência;
j. Acompanhamento de Preventiva Decretada;
k. Pedido de Informações – Ag. Análise;
l. Ag. Análise Complemento Peticionamento.
IV - Manter atualizados todos os dados cadastrais dos processos digitais no sistema informatizado após as análises das petições intermediárias;
V - Criar os modelos de grupo, devendo:
a. preencher o nome do documento (que deve corresponder ao teor do documento);
b. vincular a movimentação específica;
c. vincular o(s) ato(s) correspondente(s), inclusive os de encaminhamento aos Portais;
d. selecionar o teor do documento (complemento da movimentação - Ctrl+M) para fins de publicação e emissão, quando necessária, de documentos;
e. marcar o check box "não emitir atos" quando, no modelo, não houver atos a serem cumpridos pelo cartório.
VI - preencher/encaminhar, mensalmente, a planilha do Movimento Judiciário;
VII - Tornar publicável – no campo movimentação – as decisões de bloqueio, após a efetivação do ato;
VIII- Cadastro de eventos no histórico de partes nos processos digitais das filas de sua atribuição.
IX - Cadastrar as audiências na pauta do sistema informatizado SAJPG5 e calendário do Outlook previamente à emissão da decisão, monitorando os processos nos termos do art. 148 das NSCGJ;
X - Importar eventuais mídias de gravação de audiências para o sistema informatizado;
XI - Monitorar a assinatura de expediente dos magistrados, diariamente, inclusive documentos BNMP;
XII - Vincular tarja de urgente para os casos de decisões urgentes a serem cumpridas, bem como removê-las quando verificada que a urgência não é mais existente;
XIII - Abrir diariamente o e-mail institucional da Vara, tratando todos aqueles cuja resposta/informação devam ser conferidas/aprovadas pelo magistrado, como os referentes às informações solicitadas em Habeas Corpus e encaminhar ao e-mail da UPJ aqueles cujas providências sejam exclusivamente da unidade;
XIV - Providenciar as queimas das guias quando da análise de petições;
XV - Cadastrar o processo no portal de peritos, quando de sua nomeação;
XVI - Elaborar cálculos de preparo e remeter o processo ao segundo grau, quando a atividade sobrevier da análise de petição intermediária.
Artigo 8º - As equipes da UPJ e os Gabinetes deverão gerenciar os processos digitais em que estiverem trabalhando, independentemente de quais filas se encontrarem, removendo as cópias das filas e/ou encerrando os atos, se o caso, gerenciando tarjas e atualizando dados cadastrais, de modo a mantê-los regulares para as atividades subsequentes.
Artigo 9º - Para as audiências presenciais caberá ao magistrado a designação de um dos escreventes do seu Gabinete para recepção do público das audiências e apoio para sua realização e serão obrigatoriamente realizadas nas salas especificamente designadas para este fim.
Artigo 10º - A Corregedoria Permanente da unidade de processamento judicial será exercida, exclusivamente, por um dos juízes das varas envolvidas no projeto, indicado pelo Corregedor Geral da Justiça
§ 1º - Compete ao Juiz Corregedor Permanente da unidade de processamento judicial as apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos relativos aos servidores da unidade
§ 2º - O Corregedor permanente da unidade apresentará, mensalmente, relatórios das atividades à coordenação do projeto "UPJ - Unidade de processamento Judicial", composta por juízes assessores da Corregedoria Geral da Justiça e da Presidência do Tribunal de Justiça durante os primeiros 180 dias após a instalação
Artigo 11º - Compete ao juiz de direito, em relação aos servidores lotados no seu Gabinete:
I - As apurações preliminares, as sindicâncias e os processos administrativos;
II - A elaboração e o encaminhamento das frequências e avaliações de desempenho
Artigo 12º - O Coordenador da unidade de processamento judicial, com auxílio dos gestores, apresentará, mensalmente, ao Juiz Corregedor Permanente relatório das atividades, que conterá:
I. Identificação dos serviços menos desenvolvidos ou deficitários;
II. Propositura e definição das medidas necessárias ao seu aprimoramento;
III. Avaliação das medidas implantadas.
Parágrafo único - O Coordenador da unidade de processamento judicial reportar-se-á ao Juiz Corregedor Permanente para orientação acerca das questões administrativas relativas à unidade.
Artigo 13º - O Comitê Gestor, presidido pelo Juiz Corregedor Permanente e composto por um juiz em exercício de cada vara abrangida pelo projeto, se reunirá mensalmente para avaliar e ajustar as atividades do cartório e dos gabinetes, bem como para elaborar propostas a serem encaminhadas à Coordenação.
Artigo 14º - Será mantida a identificação dos processos de cada uma das varas e seus respectivos magistrados
Artigo 15º - Aplicam-se subsidiariamente a este provimento as normas de serviço da Corregedoria Geral da Justiça.
Parágrafo único - Os casos omissos serão resolvidos pela coordenação do projeto ou pela Corregedoria Geral da Justiça
Artigo 16º - A Unidade de Processamento Judicial iniciará suas atividades no dia 10 de dezembro de 2024.
Artigo 17º - Este Provimento Conjunto entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos a partir do início das atividades da UPJ – 1ª, 2ª, 3ª, 4ª e 5ª Varas Criminais da Comarca de Santos, revogadas as disposições em contrário.
REGISTRE.SE. PUBLIQUE-SE. CUMPRA-SE.
São Paulo, 28 de novembro de 2024
Des. Fernando Antonio Torres Garcia
Presidente do Tribunal de Justiça
Des. Francisco Eduardo Loureiro
Corregedor-Geral da Justiça
