1. Para realização de pesquisas acadêmicas/científicas nos processos arquivados no Tribunal de Justiça de São Paulo, o(a) interessado(a) deverá solicitar seu credenciamento à Coordenadoria de Armazenamento e do Acervo por meio da Central de Chamados (https://www.suportesistemastjsp.com.br/), categoria "Práticas Cartorárias e Distribuição – Primeira Instância", oferta relativa à "Gestão Documental – Externo – Pesquisadores/Historiadores".
2. O Requerimento para Credenciamento de pesquisador(a) (modelo oficial contido na Guia de Modelos Oficiais) é individual e deverá ser preenchido, mencionando a finalidade da pesquisa e especificando a lista dos processos, com indicação de número(s), comarca e ofício/vara de tramitação, número(s) da caixa/pacote de arquivamento e nome das partes, sempre que possível, dados necessários para localização do(s) processo(s) no Sistema Gerenciador de Documentação e Arquivo Unificado – SGDAU.
3. Deverá ainda ser preenchido e encaminhado o Termo de compromisso, sigilo e confidencialidade, conforme modelo oficial disponível na Guia Modelos Oficiais. Adicionalmente, deverá ser anexado um documento de identificação válido (RG, CNH, Passaporte, etc.), em conformidade com o inciso I do artigo 22 da Resolução CONARQ nº 54/2023. Ao firmar o termo, o signatário assume a responsabilidade pelo conhecimento da legislação pertinente e compromete-se a manter o sigilo das informações acessadas durante a pesquisa. Isso inclui a garantia da anonimização dos dados pessoais e sensíveis contidos nos processos consultados, sempre que viável, e a não divulgação dessas informações sem as devidas precauções legais e regulamentares. As principais legislações a serem observadas são a Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/11), a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/18) e a Resolução CONARQ nº 54/23.
4. Recebido o requerimento para credenciamento do(a) pesquisador(a)/historiador(a) e o Termo de Compromisso, Sigilo e Confidencialidade devidamente preenchidos e assinados pelo(a) requerente e localizados os processos no sistema gerenciador de arquivos, a solicitação será encaminhada para análise do presidente da Comissão de Avaliação Documental – CPAD, conforme dispõe o art. 189-E das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça.
5. Autorizados os credenciamentos, serão os processos requisitados/desarquivados para a consulta, que ocorrerá, via de regra, nas dependências da empresa terceirizada de guarda Iron Mountain, localizada na Avenida Prefeito João Vila Lobo Quero, 2253 – Jardim Belval – Barueri, CEP 06422-122, telefone: (11) 3767- 0641. Atendimento de 2ª a 6ª feira, das 9 às 12h e das 13 às 16h ou, caso o processo esteja arquivado no Arquivo Histórico (Reserva Técnica)do Tribunal de Justiça de São Paulo, o atendimento será na Rua Direita, 250, 11º andar – Centro – São Paulo, CEP 01002-903, de 2ª a 6ª feira, das 10 às 16h. Considerando a fragilidade de muitos dos documentos, bem como a recomendação arquivística que orienta pela não utilização de flash e luz intensa de fotocopiadoras, que podem acelerar o processo de deterioração de documentos antigos, é autorizada a reprodução de imagens apenas por meio de fotografias, desde que sem o uso de flash. Não é permitida a desmontagem dos processos em nenhuma hipótese.
6. O credenciamento será emitido para assinatura do(a) pesquisador(a) e posterior encaminhamento à empresa de guarda terceirizada e registro em expediente administrativo próprio, quando será(ão) informada(s) a(s) data(s) e local para comparecimento do(a) pesquisador(a). A consulta deverá ser realizada pessoalmente.
7. A credencial será expedida pelo prazo solicitado de 30, 60 ou 90 dias, renováveis.
8. O serviço de desarquivamento para pesquisadores(as) acadêmicos/científicos é gratuito, mas deverão ser ressarcidos os custos gerados com serviços de extração de cópias reprográficas e os referentes a materiais utilizados, eventualmente, nos termos do art. 12 da Lei nº 12.527/11.
9. Para pedidos de digitalização, deverá ser recolhido o valor de 5,825 UFESPs para cada volume a ser digitalizado, por meio de emissão da Guia do Fundo Especial de Despesa do Tribunal de Justiça – FEDTJ, utilizando-se o código 222-4 (Digitalização de Autos Arquivados) diretamente no site do Banco do Brasil (Formulários – São Paulo).
10. Pesquisas genealógicas, relativas a antepassados ou relacionadas à nacionalidade devem ser solicitadas diretamente ao Ofício em que os autos tramitaram, seguindo o fluxo regular de desarquivamento, mediante recolhimento da respectiva taxa, salvo nos casos em que conste anotação de justiça gratuita.
11. Demais informações poderão ser obtidas pela Central de Chamados (https://www.suportesistemastjsp.com.br/), categoria "Práticas Cartorárias e Distribuição – Primeira Instância", oferta relativa à "Gestão Documental – Externo".
